Informacja o prywatności i danych konta
Wersja: 1.0
SHA-256 treści: 346be014b8795dd08f548ab95c8cdfcb2866f2eb9f737c59ff447fcaab4cde28

Informacja o prywatności i danych konta
Wersja: 1.0

INFORMACJA O PRYWATNOŚCI I DANYCH KONTA RENT CAR MANAGER
Wersja: 2026-10-v1 | Data opracowania: 03.10.2026

1. Administrator, kontakt i zakres informacji

1.1. Administratorem danych rejestracji, relacji z Klientem i rozliczeń usługi jest Adam Fizek prowadzący działalność pod firmą RiF Robotyka Adam Fizek, Mnich, ul. Wojska Polskiego 36, 43-520 Chybie, NIP 5482437524, REGON 240912880. Kontakt: biuro@321strona.pl, tel. 573 243 328 lub listownie na wskazany adres. Nie wyznaczono inspektora ochrony danych; sprawy ochrony danych obsługuje właściciel.
1.2. Informacja dotyczy rejestracji i korzystania z Rent Car Manager pod adresem https://321strona.pl/wypozyczalnia/, danych konta, kontaktu w sprawie usługi oraz opisanych integracji. Nie zastępuje odrębnych informacji przy formularzach i ustawieniach cookies części ofertowej https://321strona.pl/.
1.3. Administratorem danych najemców, kierowców, pracowników i innych osób wprowadzanych do aplikacji przez wypożyczalnię jest ta wypożyczalnia. RiF Robotyka przetwarza je na jej polecenie jako podmiot przetwarzający, na zasadach Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Wypożyczalnia odpowiada za przekazanie tym osobom właściwej informacji. Wnioski dotyczące danych konkretnego wynajmu należy kierować w pierwszej kolejności do wypożyczalni.

2. Jakie dane otrzymujemy i skąd

2.1. Przy rejestracji otrzymujemy imię i nazwisko, nazwę firmy, NIP, e-mail, telefon, liczbę pojazdów, wybór pakietu i oświadczenia. Przy aktywacji przetwarzamy dane potrzebne do ustalenia hasła, którego przechowujemy zabezpieczony skrót. Zapisujemy wersje i treść zaakceptowanych dokumentów, warunki oferty oraz czas zgłoszenia i aktywacji.
2.2. W trakcie obsługi konta przetwarzamy identyfikatory użytkowników, dane kontaktowe, uprawnienia, informacje o zamówieniach i okresach dostępu, rozliczeniach, reklamacjach i korespondencji. Dane płatnicze otrzymywane przez nas ograniczają się do informacji potrzebnych do identyfikacji i rozliczenia transakcji, jej kwoty i statusu. Dane wykorzystywane bezpośrednio do zapłaty obsługuje operator płatności na własnych zasadach.
2.3. Dane techniczne mogą obejmować adres IP, czas, identyfikator konta i użytkownika, ścieżkę i wynik operacji oraz ograniczone informacje o urządzeniu i przeglądarce. Służą utrzymaniu usługi, diagnostyce i bezpieczeństwu. Zgłoszenie do obsługi może zawierać opis błędu lub załącznik; prosimy nie przesyłać haseł ani zbędnych danych innych osób.
2.4. Dane otrzymujemy od osoby rejestrującej i użytkownika, z ich operacji w aplikacji, od reprezentowanej firmy oraz od dostawców w zakresie wykonania zleconej czynności, np. potwierdzenia płatności lub wysłania materiału. Gdy firma przekazuje nam dane swojego przedstawiciela, użytkownika lub osoby kontaktowej, źródłem jest ta firma albo jej upoważniony użytkownik. Informację dla takiej osoby przekazujemy w terminach art. 14 RODO, co do zasady najpóźniej przy pierwszym kontakcie albo w ciągu miesiąca, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek.
2.5. Nie należy wprowadzać szczególnych kategorii danych z art. 9 RODO ani danych o wyrokach i czynach zabronionych z art. 10 RODO. Możliwość załączenia dokumentu lub nagrania nie stanowi podstawy do zbierania nadmiernych informacji.

3. Cele i podstawy przetwarzania

3.1. Przyjęcie zgłoszenia, weryfikacja e-maila, utworzenie i obsługa konta oraz wykonanie umowy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba jest stroną umowy. W przypadku przedstawiciela lub użytkownika firmy: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli uzasadniony interes w kontakcie i obsłudze umowy z reprezentowaną firmą.
3.2. Rozliczenia i wymagane dokumenty podatkowe lub rachunkowe: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek prawny. Obsługa płatności i zamówień może ponadto wymagać art. 6 ust. 1 lit. b albo f, odpowiednio do roli osoby.
3.3. Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka i utrzymanie usługi, wykazanie warunków umowy oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionymi interesami są ochrona kont i praw stron oraz prawidłowe działanie aplikacji. Obsługa reklamacji podlega także obowiązkom prawnym, jeśli mają zastosowanie.
3.4. Newsletter i marketing e-mail lub SMS: odrębna dobrowolna zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wraz z wymaganym upoważnieniem do użycia danego kanału komunikacji. Zgoda na e-mail nie oznacza zgody na SMS. Kontakt telefoniczny służy obsłudze i umowie; nie obejmuje telemarketingu.
3.5. Użycie nazwy firmy lub logotypu jako referencji: odrębna wyraźna zgoda Klienta określająca sposób i zakres publikacji. Jeśli dane identyfikują osobę fizyczną, przetwarzanie jest oparte na jej odpowiedniej zgodzie. Nie wynika to z obowiązkowej akceptacji regulaminu.
3.6. Opcjonalna analityka i reklama z użyciem narzędzi wskazanych w punkcie 8 wymagają wcześniejszej dobrowolnej zgody w odpowiednim mechanizmie wyboru, gdy jest ona wymagana. Akceptacja niniejszej informacji nie zastępuje takiego wyboru.
3.7. Zgody dodatkowe nie są warunkiem założenia konta, korzystania z próby ani wykupienia abonamentu. Akceptacja regulaminu i zawarcie powierzenia są oświadczeniami umownymi, a potwierdzenie zapoznania się z tą informacją nie jest odrębną podstawą przetwarzania danych niezbędnych do usługi.

4. Odbiorcy, infrastruktura i płatności

4.1. Podstawowa baza danych i kopie zapasowe znajdują się na własnej infrastrukturze RiF Robotyka w Polsce. Nie korzystamy z zewnętrznego dostawcy przechowywania tych kopii. Dostęp administracyjny do tej infrastruktury wykonuje właściciel z EOG; inne upoważnione konta aplikacji mają ograniczone uprawnienia.
4.2. Korzystamy z następujących dostawców, w zakresie potrzebnym do danej usługi:
- OVH Sp. z o.o., Polska: VPS pośredniczący w komunikacji z własną infrastrukturą. Podstawowa baza nie jest na nim przechowywana. Usługa może obejmować dane ruchu i połączeń, w tym adresy IP i inne dane przesyłane przez pośredniczący serwer, zależnie od konfiguracji. Miejsce konkretnej usługi i dostępu wsparcia wynika z zamówionych warunków; polska siedziba dostawcy nie przesądza lokalizacji wszystkich operacji.
- SEOHOST sp. z o.o., Poznań, Polska: poczta wychodząca. Przy wysyłce otrzymuje adresy nadawcy i odbiorcy, treść, wybrane załączniki oraz techniczne informacje o dostarczeniu. Dostawca deklaruje serwery w Polsce; warunki konkretnej usługi określają także dalszych dostawców i dostęp wsparcia.
- LINK Mobility Poland sp. z o.o., Gliwice, Polska, świadcząca SMSAPI: wysyłka z firmowego konta RiF Robotyka. Otrzymuje numer odbiorcy, treść i metadane wysyłki, a w stosownej wiadomości także link do materiału. RiF jest klientem konta, a nie operatorem SMSAPI. Usługa wykorzystuje również operatorów telekomunikacyjnych i dalszych dostawców.
- Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia: opcjonalne YouTube, w modelu i zakresie z punktu 9.
4.3. Autopay S.A., Sopot, Polska, jest odrębnym administratorem danych niezbędnych do realizacji płatności online. Może otrzymać identyfikator zamówienia, kwotę, adres e-mail i dane techniczne transakcji oraz dane podane bezpośrednio podczas płatności. Jej informacja o przetwarzaniu danych znajduje się tutaj: https://autopay.eu/storage/app/media/Autopay_pl/Dokumenty/polityka-prywatnosci.pdf. Bank i inni dostawcy płatności wykonują własne obowiązki. Autopay nie jest przez samo rozliczenie abonamentu odbiorcą bazy najemców.
4.4. W niezbędnym zakresie dane rozliczeń otrzymuje podmiot obsługujący księgowość. Dane mogą też otrzymać upoważnione osoby świadczące zamówioną usługę, doradcy prawni w związku z konkretną sprawą i organy uprawnione przepisami. Nie przekazujemy bazy klientów wypożyczalni do własnego marketingu, referencji ani narzędzi reklamowych RiF.
4.5. Nie deklarujemy, że wszystkie integracje przechowują dane wyłącznie w Polsce lub EOG. Google może przetwarzać dane w USA i innych państwach swojej infrastruktury. Warunki SMSAPI dopuszczają dalszy dostęp grupowy poza EOG. Takie przekazanie wymaga ważnej podstawy z rozdziału V RODO: właściwej decyzji o odpowiednim stopniu ochrony albo odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych wraz z potrzebnymi środkami dodatkowymi. W odniesieniu do treści YouTube stosuje się warunki transferu opisane w YouTube Data Processing Terms, w tym klauzule z Google LLC, gdy są wymagane. Sama opcjonalność integracji ani akceptacja polityki nie są zgodą na wyjątek od tych wymagań.
4.6. Szczegółowe informacje o zakresie, lokalizacjach i zabezpieczeniach stosowanych przy konkretnej usłudze oraz kopię odpowiednich zabezpieczeń, z ochroną cudzych informacji poufnych, można uzyskać przez biuro@321strona.pl. Publiczne informacje dostawców: https://www.ovhcloud.com/pl/personal-data-protection/faq/, https://seohost.pl/, https://www.smsapi.pl/polityka-prywatnosci oraz https://policies.google.com/privacy?hl=pl.

5. Okresy przechowywania

5.1. Niepotwierdzone zgłoszenie rejestracji jest usuwane po upływie 7 dni w cyklu porządkowym systemu. Ponowne zgłoszenie tworzy nowy termin. Link aktywacyjny jest ważny 24 godziny; jego wygaśnięcie nie jest równoznaczne z natychmiastowym usunięciem zgłoszenia. W razie przerwy porządkowanie jest wznawiane po przywróceniu usługi. Krótkotrwałe wpisy ograniczania prób służą ochronie przed nadużyciami i są porządkowane oddzielnie od zgłoszeń.
5.2. Dane aktywnego konta służą wykonaniu umowy przez czas usługi. Po jej zakończeniu dane operacyjne powierzone przez wypożyczalnię pozostają przez 30 dni na pobranie lub zlecenie zwrotu, po czym są usuwane z aktywnego środowiska. Terminowo zlecony, niewykonany zwrot chroni potrzebne dane przed skasowaniem do czasu jego wykonania bez zbędnej zwłoki. Przy ustawowym przenoszeniu do innego dostawcy okres odzyskania wynosi co najmniej 30 dni od końca uzgodnionego okresu przejściowego, na zasadach punktu 8A regulaminu. Można polecić wcześniejsze usunięcie. Kopie kontrolowane przez RiF są wycofywane przez rotację najpóźniej w ciągu 120 dni łącznie od końca usługi. Szczegóły obejmuje umowa powierzenia.
5.3. Logi Apache i serwera: do 30 dni od zapisu. Logi aplikacji i techniczne zgłoszenia błędów: do 90 dni. Historia działań użytkowników: do 12 miesięcy. Gdy historia stanowi dane operacyjne powierzone, wcześniejsze zakończenie usługi i usunięcie podlega punktowi 5.2. Konkretne wpisy potrzebne do wyjaśnienia incydentu lub udokumentowanej sprawy mogą być zachowane dłużej, wyłącznie w niezbędnym zakresie i do ustania właściwej podstawy.
5.4. Dowody zawarcia umowy i akceptacji dokumentów, utrwalone warunki zamówienia oraz potrzebna korespondencja umowna i reklamacyjna: do 6 lat od zakończenia współpracy, z ograniczeniem zakresu do celu dowodowego. Spór lub przerwanie albo zawieszenie biegu przedawnienia mogą uzasadniać zachowanie potrzebnych dowodów do zakończenia sprawy i upływu właściwych terminów. Zbędne treści i załączniki są usuwane wcześniej. Nie oznacza to zachowania całej bazy wypożyczalni przez 6 lat.
5.5. Dokumentacja podatkowa i rachunkowa: przez wymagany prawem okres, obliczany zgodnie z właściwymi przepisami, niezależnie od zamknięcia konta. Techniczny raport błędu z punktu 5.3 nie jest tym samym co korespondencja reklamacyjna stanowiąca dowód z punktu 5.4.
5.6. Dane newslettera i marketingu SMS: do wycofania zgody albo wcześniejszego zakończenia danego celu. Po wycofaniu można zachować niezbędny dowód udzielenia i wycofania zgody oraz minimalną informację zapobiegającą ponownej niechcianej wysyłce, przez czas uzasadniony obowiązkami i ochroną roszczeń. Zgoda na referencje obowiązuje w ustalonym zakresie do cofnięcia lub końca uzgodnionego okresu; cofnięcie jest realizowane dla dalszego używania przez RiF.
5.7. Dane integracji, materiały i mechanizmy przeglądarki podlegają także punktom 7-9. Po ustaniu celu dane usuwamy albo trwale anonimizujemy, z zachowaniem wyjątków wynikających z prawa.

6. Prawa, dobrowolność i automatyzacja

6.1. Na zasadach RODO przysługują prawa dostępu i kopii, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Gdy przetwarzanie jest automatyczne na podstawie umowy lub zgody, można skorzystać z prawa przenoszenia danych w ustawowym zakresie.
6.2. Wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego można złożyć w każdym czasie, także w odniesieniu do związanego z nim profilowania. Zgodę można wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.
6.3. Wnioski i cofnięcie zgód można przesłać na biuro@321strona.pl. W razie uzasadnionych wątpliwości stosujemy proporcjonalną weryfikację tożsamości; nie żądamy nadmiernych informacji. Odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca; dopuszczalne przedłużenie, wraz z przyczyną, przekazujemy w tym terminie. Można też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych; informacje: https://uodo.gov.pl/.
6.4. Podanie danych jest dobrowolne, lecz pola oznaczone jako wymagane są potrzebne do rejestracji i wykonania umowy. Brak wymaganych danych lub oświadczeń uniemożliwia samodzielne założenie konta. Odmowa zgód dodatkowych nie ma takiego skutku.
6.5. System automatycznie sprawdza formularz, adres e-mail, ważność linku, limit pakietu i okres dostępu. Nie prowadzi na tej podstawie indywidualnej oceny sytuacji finansowej. RiF nie stosuje wobec osoby decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu wywołujących skutki z art. 22 RODO. W razie błędu można uzyskać pomoc człowieka. Opcjonalne dopasowanie reklam opisuje punkt 8 i wymaga właściwej zgody.

7. Pamięć przeglądarki i lokalne pliki

7.1. Aplikacja używa niezbędnych mechanizmów logowania, bezpieczeństwa i ustawień wybranych przez użytkownika:
- cookie sesji, domyślnie wypozyczalnia_session: utrzymuje logowanie, ma maksymalną ważność 7 dni i jest usuwane przy wylogowaniu; skrypty strony nie odczytują jego wartości;
- localStorage: wybrane preferencje kalendarza i interfejsu, ukończenie przewodnika, pokazane powiadomienia i ustawienia lokalnego archiwum; pozostają zasadniczo do zmiany, usunięcia przez funkcję lub wyczyszczenia danych witryny;
- lokalna pamięć funkcji demo, jeśli jest używana: informacje potrzebne do demonstracyjnego dostępu i jego weryfikacji, do usunięcia przez funkcję lub użytkownika;
- IndexedDB rentcar-manager-documents: uchwyt katalogu wybranego do lokalnego zapisywania PDF. Funkcja wymaga odpowiedniego wyboru użytkownika i może zapisywać dokumenty na jego urządzeniu.
7.2. Nazwy techniczne mogą się różnić między środowiskami. Ograniczenie niezbędnych mechanizmów może uniemożliwić logowanie albo spowodować utratę preferencji. Dane witryny można usunąć w ustawieniach przeglądarki. Pobrane PDF i inne pliki wymagają osobnego zabezpieczenia i usunięcia; wylogowanie ani usunięcie danych witryny nie kasują ich z dysku.
7.3. Mechanizmy niezbędne do usługi lub funkcji wyraźnie zamówionej przez użytkownika nie stanowią zgody na analitykę i reklamę. Dodatkowe narzędzia wymagają osobnej informacji i wyboru, stosownie do prawa. Na współdzielonym urządzeniu należy używać oddzielnych profili i chronić zapisane dokumenty.

8. Opcjonalna analityka, reklama i komunikacja marketingowa

8.1. RiF planuje korzystanie w celach analitycznych i reklamowych z Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel i narzędzi TikTok. Nie są one niezbędne do prowadzenia konta. W aplikacji mogą być uruchomione dopiero po przedstawieniu szczegółowej informacji o aktywnym narzędziu, jego celu, danych, dostawcy, czasie przechowywania i transferach oraz uzyskaniu wymaganego wcześniejszego wyboru. Samo wymienienie planowanego narzędzia nie oznacza, że zbiera ono dane w każdej części serwisu.
8.2. Analityka może obejmować pseudonimowe identyfikatory, odsłony, źródła wejść, zdarzenia i informacje o urządzeniu. Narzędzia reklamowe mogą łączyć takie zdarzenia z identyfikatorami i informacjami posiadanymi przez dostawcę, aby mierzyć reklamy, tworzyć grupy odbiorców lub dopasowywać reklamy. Nie przekazujemy w tym celu treści umów najmu, dokumentów, nagrań inspekcyjnych ani bazy klientów wypożyczalni.
8.3. Role dostawców zależą od uruchomionej usługi: mogą działać jako podmioty przetwarzające, odrębni administratorzy albo współadministratorzy określonych operacji. Właściwe podmioty, zakresy ról i zasady mają być przedstawione przy uruchamianiu konkretnego narzędzia. Nie przenosimy tych narzędzi automatycznie do wykazu podwykonawców obsługujących dane najemców.
8.4. Wymagane zgody można odrzucić albo później wycofać równie łatwo jak wyrazić, przez odpowiednie ustawienia prywatności danej części serwisu lub kontakt z RiF. Brak zgody nie blokuje konta. Wycofanie zatrzymuje dalsze operacje objęte zgodą; możliwość usunięcia danych wcześniej przekazanych dostawcy zależy także od właściwych praw osoby i zasad tej usługi. W części ofertowej 321strona.pl stosuje się informację i ustawienia udostępnione w jej własnym mechanizmie cookies.
8.5. Newsletter i marketing SMS wymagają osobnej zgody dla wybranego kanału. Wiadomości dotyczące rejestracji, aktywacji, bezpieczeństwa, zamówień lub reklamacji są komunikacją obsługową; nie wymagają zgody marketingowej. Nie łączymy w nich niezamówionego marketingu z obowiązkową obsługą konta.

9. YouTube i Google

9.1. Aplikacja korzysta z YouTube API Services w opcjonalnej funkcji dokumentacji stanu pojazdu. Obecnie nagrania trafiają na wspólny kanał zarządzany przez RiF Robotyka. Konto Google tego kanału należy do właściciela aplikacji. Klient nie musi udostępniać własnego konta Google ani uprawnień do Gmaila, aby korzystać z tego modelu.
9.2. Połączenie kanału z API wymaga autoryzacji osoby zarządzającej kontem Google. Aplikacja korzysta z uprawnień youtube.force-ssl do obsługi filmów, identyfikatora i nazwy kanału oraz tokenów dostępu i odświeżania umożliwiających zlecone operacje. Nie używa tych uprawnień do dostępu do poczty Gmail lub kontaktów. Jeżeli zostanie udostępniony model własnego kanału Klienta, przed połączeniem otrzyma on informację o zakresie uprawnień i właściwych stronach tej relacji.
9.3. Na polecenie użytkownika film trafia najpierw do kolejki serwera aplikacji, potem do YouTube. Google otrzymuje obraz i ewentualny dźwięk, tytuł, opis, dane pojazdu, w tym jego oznaczenie i numer rejestracyjny, czas oraz techniczne dane operacji. Aplikacja przechowuje powiązanie z pojazdem, identyfikator/link i stan operacji. Należy unikać nagrywania osób, rozmów, podpisów i dokumentów, jeśli nie są potrzebne do udokumentowania stanu pojazdu.
9.4. Wypożyczalnia ustala cel, podstawę i odbiorców nagrania oraz obsługuje prawa osób. RiF wykonuje polecenia jako procesor. Google Ireland Limited jest dostawcą YouTube dla EOG; dla objętych warunkami treści audio/wideo Google działa jako dalszy przetwarzający na zasadach https://www.youtube.com/t/terms_dataprocessing. Pozostałe operacje Google, m.in. dotyczące konta i korzystania z platformy, podlegają jego odrębnym zasadom. Transfery opisuje punkt 4.5.
9.5. Filmy inspekcyjne są niepubliczne (unlisted). Każdy posiadający link może je oglądać i przekazać dalej. Właściciel wypożyczalni decyduje, komu udostępnić link, ale nie jest to techniczna gwarancja wyłącznego dostępu tych osób. Link może trafić do odbiorcy wskazanego w zleconej wiadomości, np. najemcy lub ubezpieczyciela.
9.6. Historia obejmuje do pięciu najnowszych filmów na pojazd; dodanie kolejnego powoduje zlecenie usunięcia najstarszego w YouTube, zależnie od skutecznego połączenia API. Nie ma przez to określonego terminu retencji każdego filmu. Wypożyczalnia ustala czas właściwy dla swojego celu i może wcześniej zlecić usunięcie. Kopia kolejki jest usuwana po zakończonej obsłudze wysyłki; niedokończona operacja może wymagać ponowienia lub ręcznego usunięcia.
9.7. Dyspozycję usunięcia konkretnego filmu ze wspólnego kanału przesyła się na biuro@321strona.pl, identyfikując konto i materiał. RiF sprawdza uprawnienie i wykonuje czynność w YouTube oraz w aplikacji. Nie przerzuca obsługi wspólnego kanału na klienta, który nie ma do niego dostępu. Żądanie osoby widocznej w filmie rozpatruje wypożyczalnia; RiF pomaga wykonać jej zgodne z prawem polecenie. Po końcu usługi filmy są obejmowane usuwaniem aktywnych danych w okresie z umowy powierzenia; kopie i dalsze przetwarzanie platformy podlegają także jej warunkom.
9.8. Ustawienia aplikacji pozwalają odłączyć lokalne połączenie. Właściciel autoryzującego konta Google może cofnąć dostęp również tutaj: https://security.google.com/settings/security/permissions. Na wspólnym kanale robi to RiF; Klient zleca wyłączenie swojej obsługi YouTube i usunięcie swoich materiałów, bez odwoływania uprawnień innych klientów. Przy własnym kanale Klient może użyć ustawień swojego konta Google. Samo lokalne odłączenie nie potwierdza cofnięcia tokenu w Google ani usunięcia filmów.
9.9. Wniosek o usunięcie danych połączenia i danych API można przesłać na biuro@321strona.pl. RiF jest zobowiązany przy odwołaniu autoryzacji przekazać cofnięcie do Google niezwłocznie i usunąć dane autoryzowane w ciągu 7 dni kalendarzowych; przy zewnętrznym cofnięciu przez ustawienia Google usunięcie następuje najpóźniej w ciągu 30 dni kalendarzowych. Przechowywane dane użytkownika uzyskane przez API podlegają też usunięciu w ciągu 7 dni kalendarzowych od jego żądania usunięcia takich danych lub usunięcia jego konta, niezależnie od cofnięcia tokenu. W modelu wspólnego kanału RiF usuwa dane dotyczące tego użytkownika, zachowując odrębne uprawnienia innych klientów. Pozostałe przechowywane dane API wymagające tego według zasad YouTube są odświeżane albo usuwane w terminie do 30 dni. Terminy API nie stanowią terminu usunięcia oryginalnych filmów z kanału; to odrębna dyspozycja. Nie ograniczają wcześniejszych obowiązków z RODO.
9.10. Publiczna galeria może prezentować wyłącznie wybrane filmy promocyjne, nigdy nagrania inspekcyjne. Jeśli używa miniatur YouTube, ich pobranie łączy przeglądarkę z Google już przed odtworzeniem. Uruchomienie osadzonego odtwarzacza lub otwarcie linku powoduje dalsze przetwarzanie danych technicznych, np. IP, przeglądarki, urządzenia i odtwarzania, oraz może wiązać się z pamięcią stosowaną przez Google. Elementy wymagające uprzedniego wyboru powinny być uruchamiane dopiero po jego uzyskaniu; odmowa nie powinna odbierać dostępu do pozostałej galerii. Zwykły link przenosi użytkownika do YouTube i tam obowiązują zasady Google.
9.11. Warunki YouTube: https://www.youtube.com/t/terms. Prywatność Google: https://policies.google.com/privacy?hl=pl. Zasady API: https://developers.google.com/youtube/terms/developer-policies. Użytkownik korzystający z funkcji YouTube jest związany warunkami YouTube. Pytania dotyczące działania integracji i danych w aplikacji można kierować do RiF, a wnioski wobec Google również przez jego narzędzia. Nie gwarantujemy, że filmy pozostają wyłącznie w EOG.

10. Zabezpieczenia i zmiany informacji

10.1. Stosujemy uprawnienia i rozdzielenie kont klientów, indywidualne logowanie i zabezpieczone skróty haseł, HTTPS dla publicznej aplikacji, ograniczenie dostępu administracyjnego, aktualizacje i szyfrowane kopie zapasowe na własnej infrastrukturze. Główne konto administracyjne jest chronione 2FA; pozostałe konta administracyjne mają ograniczone uprawnienia i obecnie nie wszystkie korzystają z 2FA. Odtwarzanie kopii jest sprawdzane okresowo. Nie składamy niepotwierdzonej deklaracji o szyfrowaniu wszystkich tokenów integracji ani gwarancji całkowitego braku incydentów.
10.2. Informacja jest aktualizowana, gdy zmieniają się rzeczywiste operacje. Nowy cel, narzędzie lub odbiorca wymagają właściwej podstawy prawnej i poinformowania, a nie tylko dopisania nazwy do tekstu. Istotne zmiany są przekazywane w odpowiedniej formie. Ten dokument nie zastępuje umowy powierzenia ani informacji wypożyczalni dla jej klientów i osób nagrywanych.