Regulamin i płatności

Oferta jest przeznaczona dla firm prowadzących działalność związaną z wynajmem pojazdów. Nowo zarejestrowana firma otrzymuje 14 dni bezpłatnego okresu próbnego. W tym czasie może sprawdzić aplikację i skonfigurować swoje konto. Jeżeli firma opłaci abonament podczas pierwszej rejestracji, otrzyma dodatkowo 16 dni bez opłat. Łącznie daje to 30 dni bezpłatnego korzystania z aplikacji przed rozpoczęciem opłaconego okresu abonamentowego. Oferta ta przysługuje wyłącznie przy pierwszej rejestracji danej firmy. Abonament jest dostępny na 1 lub 12 miesięcy. Cena zależy od wybranego limitu pojazdów i okresu płatności. Aktualne ceny, podatek VAT 23% oraz łączna kwota do zapłaty są przedstawiane przed dokonaniem płatności. Płatność jest jednorazowa za wybrany okres. Abonament nie odnawia się automatycznie. Kontynuacja korzystania po zakończeniu opłaconego okresu wymaga kolejnej płatności. Po zakończeniu okresu próbnego dalsze korzystanie z usługi wymaga opłacenia abonamentu. Opcjonalnie można zamówić usługę wdrożenia, rozliczaną oddzielnie od abonamentu. Obejmuje ona przygotowanie konta zgodnie z uzgodnionymi potrzebami firmy, pomoc w konfiguracji oraz przygotowanie wzorów dokumentów i schematów usterek na podstawie materiałów przekazanych przez klienta. Szczegółowy zakres i termin realizacji są uzgadniane indywidualnie. Wysokość jednorazowej opłaty wdrożeniowej jest przedstawiana przed płatnością. Szczegółowe zasady korzystania z aplikacji, wsparcia technicznego i odpowiedzialności określa zaakceptowany Regulamin świadczenia usług. Zasady przetwarzania danych opisują Informacja o prywatności i danych konta oraz Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Regulamin świadczenia usług Rent Car Manager Wersja: 1.0 REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG RENT CAR MANAGER Wersja: 2026-10-v1 | Data opracowania: 03.10.2026 1. Usługodawca i przeznaczenie aplikacji 1.1. Usługodawcą jest Adam Fizek prowadzący działalność gospodarczą pod firmą RiF Robotyka Adam Fizek, Mnich, ul. Wojska Polskiego 36, 43-520 Chybie, NIP 5482437524, REGON 240912880. Kontakt w sprawie usługi, reklamacji, zakończenia umowy i ochrony danych: biuro@321strona.pl, tel. 573 243 328. Adres do korespondencji jest taki sam jak wskazany powyżej. 1.2. Rent Car Manager jest aplikacją internetową do obsługi wypożyczalni pojazdów, dostępną pod adresem https://321strona.pl/wypozyczalnia/. Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców prowadzących lub planujących prowadzenie działalności w zakresie wynajmu pojazdów. Nie jest ofertą kont do prywatnego użytku niezwiązanego z taką działalnością. 1.3. Klientem jest podmiot wskazany w formularzu rejestracji, działający osobiście albo przez osobę uprawnioną do jego reprezentacji. Użytkownikiem jest osoba, której Klient nadał dostęp do swojego konta. Niniejszy regulamin określa ogólne zasady samodzielnej rejestracji; wybrany pakiet i zaakceptowane podsumowanie zamówienia określają indywidualne parametry usługi. 1.4. Regulamin nie zmienia odrębnych umów wcześniej zawartych z innymi klientami. Nie wyłącza uprawnień, których nie można ograniczyć umową. Status osoby fizycznej i zakres przysługującej jej ochrony wynikają z prawa; sam NIP, firmowy cel zakupu ani akceptacja regulaminu nie oznaczają zrzeczenia się praw ustawowych. 2. Zakres usługi 2.1. Usługa obejmuje dostęp do standardowych funkcji wybranego pakietu, utrzymanie aplikacji na serwerze, aktualizacje, usuwanie błędów, kopie zapasowe oraz podstawowe wsparcie opisane w punkcie 6. 2.2. Aplikacja służy w szczególności do ewidencji pojazdów, klientów i kierowców, prowadzenia kalendarza rezerwacji, wydań i zwrotów, obsługi serwisu, rozliczeń wynajmu i kaucji oraz przygotowywania dokumentów i dokumentacji stanu pojazdu. Zakres dostępnych funkcji zależy od pakietu, uprawnień użytkownika i włączonych ustawień. 2.3. Usługodawca nie jest stroną umów najmu zawieranych przez Klienta. Klient sprawdza wprowadzane dane, treść swoich dokumentów, stawki i rozliczenia oraz zapewnia zgodne z prawem przetwarzanie danych swoich klientów, pracowników i innych osób. Aplikacja nie zastępuje doradztwa prawnego, podatkowego ani księgowego. 2.4. Samodzielna rejestracja jest bezpłatna i nie obejmuje odpłatnego wdrożenia, indywidualnych szkoleń, wprowadzania pojazdów i innych danych, personalizacji dokumentów ani rozszerzonego wsparcia. Takie usługi wymagają osobnego zamówienia oraz akceptacji zakresu i ceny przed rozpoczęciem prac. 2.5. Integracje e-mail, SMSAPI i YouTube działają w zakresie dostępnej konfiguracji i poleceń upoważnionych użytkowników. Usługodawca korzysta z własnego konta firmowego SMSAPI; koszty dodatkowej wysyłki lub innych usług są przedstawiane do akceptacji przed ich zamówieniem. Założenie konta nie upoważnia do naliczania nieujawnionych opłat. YouTube jest opcjonalny i można korzystać z podstawowej usługi bez tej integracji. 3. Wymagania techniczne i bezpieczeństwo 3.1. Potrzebne są urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka obsługująca JavaScript, połączenie HTTPS, niezbędne mechanizmy sesji oraz działający adres e-mail. Przeglądanie i druk dokumentów wymaga obsługi PDF. Użycie aparatu, mikrofonu lub plików wymaga odpowiednich uprawnień udzielonych dla wybranej funkcji. 3.2. Klient zapewnia swoje urządzenia i połączenie z Internetem. Poszczególne funkcje mogą zależeć od możliwości przeglądarki i usług zewnętrznych. Odmowa dostępu do aparatu lub mikrofonu nie uniemożliwia korzystania z pozostałych funkcji. 3.3. Klient chroni hasła i skrzynkę e-mail, stosuje indywidualne konta użytkowników oraz nadaje uprawnienia odpowiednie do ich obowiązków. Niezwłocznie odbiera dostęp osobom, które przestały być upoważnione. O podejrzeniu nieuprawnionego dostępu informuje Usługodawcę. 3.4. Zagrożenia usług internetowych obejmują wyłudzenie danych logowania, złośliwe oprogramowanie oraz nieuprawniony dostęp do urządzenia. Zalecane są aktualizacje, kontrola adresu strony i zabezpieczenie urządzeń oraz lokalnie pobranych dokumentów. 3.5. Zabronione jest dostarczanie treści bezprawnych, naruszanie praw osób trzecich, wprowadzanie szkodliwego oprogramowania, obchodzenie zabezpieczeń i limitów oraz próby dostępu do danych innych klientów. 4. Rejestracja i zawarcie umowy 4.1. Osoba rejestrująca podaje wymagane dane, w tym imię i nazwisko, firmę, NIP, adres e-mail i telefon, wybiera pakiet odpowiedni do liczby pojazdów oraz potwierdza uprawnienie do działania w imieniu Klienta. Przed wysłaniem formularza otrzymuje regulamin, informację o prywatności, umowę powierzenia danych oraz podsumowanie warunków rejestracji. Dokumenty udostępnia się w sposób pozwalający je zachować i odtworzyć. 4.2. Wysłanie formularza nie tworzy jeszcze konta. Na wskazany e-mail wysyłany jest jednorazowy link aktywacyjny ważny przez 24 godziny. Po jego wygaśnięciu konieczne jest ponowne rozpoczęcie rejestracji. 4.3. Po otwarciu linku osoba rejestrująca sprawdza dane i warunki, ustala własne hasło oraz potwierdza aktywację. Skuteczne potwierdzenie tworzy konto i zawiera umowę bezpłatnego dostępu próbnego wraz z umową powierzenia. Samo otwarcie wiadomości lub strony z linku nie jest aktywacją. Zmiana oferty lub wymaganych dokumentów przed aktywacją wymaga nowego zgłoszenia i akceptacji aktualnej treści. 4.4. Jeden adres e-mail może służyć do samodzielnego założenia jednego konta Klienta. Nowe konto używa adresu e-mail jako loginu. Dotychczasowi użytkownicy mogą nadal używać wcześniejszych loginów; logowanie e-mailem wymaga jego jednoznacznego przypisania. 4.5. Akceptacja regulaminu i zawarcie powierzenia dotyczą umowy. Potwierdzenie zapoznania się z informacją o prywatności nie jest zgodą na marketing. Newsletter, marketing SMS oraz użycie nazwy lub logotypu jako referencji wymagają odrębnej dobrowolnej zgody i nie warunkują korzystania z aplikacji. 4.6. Usługodawca utrwala treść i wersje zaakceptowanych dokumentów, oświadczenia, warunki oferty, wybrany pakiet oraz czas zgłoszenia i aktywacji, aby móc wykazać warunki zawartej umowy. Potwierdzenie zawarcia umowy i jej warunków jest udostępniane Klientowi w postaci pozwalającej zachować niezmienioną treść; w sytuacjach wymaganych prawem na trwałym nośniku. 5. Okres próbny, pakiety, płatności i odnowienie 5.1. Bezpłatny okres próbny trwa 14 dni od aktywacji konta. Data zakończenia jest przedstawiana Klientowi. Próba nie wymaga wykupienia abonamentu i nie przechodzi automatycznie w płatną usługę. 5.2. Pakiety obejmują limity do 10, 30, 50, 100 lub 200 pojazdów. Osiągnięcie limitu blokuje dodawanie kolejnych pojazdów; usunięcie pojazdu nie zmienia samoistnie pakietu ani opłaty. 5.3. Aktualne ceny pakietów znajdują się na https://321strona.pl/. Przed każdym płatnym zamówieniem Klient otrzymuje podsumowanie obejmujące wybrany pakiet, limit pojazdów, okres 1 miesiąca albo 12 miesięcy, jego daty, cenę netto, VAT 23%, cenę brutto i łączną kwotę do zapłaty. Cena netto w cenniku nie jest ostateczną kwotą obciążenia. Wiążące są warunki przedstawione i zaakceptowane przy konkretnym zamówieniu. 5.4. Abonament jest płatny z góry za cały wybrany okres. Klient sam inicjuje każdą płatność przez Autopay, którego operatorem płatności online jest Autopay S.A. Dostępne sposoby zapłaty wynikają z obsługi konkretnej transakcji przez operatora. Usługodawca nie pobiera automatycznie kolejnych opłat z karty ani rachunku. 5.5. Płatne zamówienie wymaga jednoznacznego potwierdzenia obowiązku zapłaty, przez przycisk wskazujący ten obowiązek. Po potwierdzeniu płatności dostęp jest uruchamiany na zamówiony okres. Przy zakupie kontynuacji przed końcem bieżącego okresu jego daty są przedstawiane przed zamówieniem. Oczekująca albo nieudana płatność nie oznacza skutecznego opłacenia kolejnego okresu; problem można zgłosić do obsługi. 5.6. Płatny abonament jest umową na czas określony: 1 miesiąc albo 12 miesięcy. Wygasa z końcem opłaconego okresu i nie odnawia się automatycznie. Klient nie musi go wypowiadać, aby uniknąć następnej opłaty. Kontynuacja wymaga nowego zamówienia i samodzielnego opłacenia kolejnego okresu. 5.7. Po zakończeniu próby lub opłaconego abonamentu dalsze korzystanie z kalendarza i funkcji operacyjnych wymaga wykupienia kolejnego okresu. Po zalogowaniu Klient otrzymuje informację o zakończeniu dostępu i możliwości płatności. Brak odnowienia nie powoduje zadłużenia ani opłaty reaktywacyjnej. Niezależnie od ograniczenia funkcji Klient może bezpłatnie zlecić zwrot danych na zasadach punktu 8 i umowy powierzenia; nie musi w tym celu opłacać nowego abonamentu. 5.8. Cena już zamówionego okresu nie zmienia się przez aktualizację cennika. Cena kolejnego okresu wynika z aktualnej oferty przedstawionej przed nowym zamówieniem. Klient może jej nie przyjąć i nie odnawiać usługi, bez obowiązku wypowiedzenia. 5.9. Zwiększenie pakietu w trakcie abonamentu wymaga akceptacji dopłaty za pozostały okres, obliczonej proporcjonalnie do liczby pozostałych dni i różnicy cen obu pakietów dla tego samego okresu rozliczenia. Kwota i data zmiany są przedstawiane przed potwierdzeniem. Obniżenie pakietu następuje od kolejnego zamówionego okresu, po dostosowaniu liczby pojazdów do limitu; nie powoduje zwrotu części opłaty za bieżący okres. 5.10. Dobrowolne zaprzestanie korzystania z aplikacji lub rezygnacja przed końcem stałego okresu nie powodują zwrotu opłaty za niewykorzystany czas. Jeżeli Klient żąda wcześniejszego zamknięcia konta, Usługodawca przyjmuje dyspozycję dotyczącą dostępu i danych. Zasada braku zwrotu nie wyłącza ustawowego odstąpienia, obniżenia ceny, rozwiązania z ważnych powodów ani innych uprawnień, których nie można wyłączyć umową. 5.11. Jeżeli wcześniejsze zakończenie następuje z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy, zwraca on proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres, obliczoną według liczby jego dni. Zwrot następuje bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 14 dni od takiego zakończenia usługi, chyba że przepisy wymagają korzystniejszego terminu. Ten zapis nie ogranicza odrębnych roszczeń Klienta. 5.12. Usługodawca wystawia faktury zgodnie z właściwymi przepisami, w tym zasadami KSeF, jeżeli mają zastosowanie. Sam wybór e-maila kontaktowego nie zastępuje zgody wymaganej prawem na określony sposób przekazania faktury. 5A. Wyjątek: indywidualnie uzgodniona płatność odroczona 5A.1. W indywidualnie uzgodnionym przypadku, w szczególności dla większej firmy, Usługodawca może dopuścić rozliczenie fakturą z terminem zapłaty 7 dni. Nie jest to standardowy tryb samodzielnej rejestracji. Termin, okres usługi i zastosowanie niniejszego punktu wymagają wyraźnego uzgodnienia przed zamówieniem. 5A.2. W razie opóźnienia przekraczającego 14 dni od terminu płatności Usługodawca może ograniczyć dostęp po wcześniejszym wezwaniu do zapłaty i bezskutecznym upływie dodatkowego terminu co najmniej 3 dni. Wezwanie wskazuje zaległość i skutki braku zapłaty. 5A.3. Przywrócenie dostępu ograniczonego z tej przyczyny następuje po zapłacie zaległości, należnych odsetek oraz opłaty reaktywacyjnej 100 zł netto, czyli 123 zł brutto przy VAT 23%. Opłata musi być ujawniona i zaakceptowana jako element rozliczenia odroczonego przed jego zamówieniem. Nie dotyczy zwykłego wygaśnięcia próby lub abonamentu płatnego przez Autopay. 5A.4. Opóźnienie przekraczające 30 dni, mimo wcześniejszego wezwania, może stanowić podstawę rozwiązania umowy przez Usługodawcę ze skutkiem natychmiastowym. Ograniczenie dostępu nie tworzy nowego zamówienia ani automatycznego odnowienia; należności odnoszą się do już zamówionego okresu. Obowiązki ochrony i zwrotu danych oraz prawa ustawowe Klienta pozostają w mocy. 6. Utrzymanie, wsparcie i reklamacje 6.1. Usługodawca utrzymuje aplikację z należytą starannością. Rutynowe aktualizacje i prace utrzymaniowe mogą być wykonywane bez uprzedniego powiadomienia w godzinach 22:00-06:00 czasu polskiego. Ewentualne przerwy są ograniczane do czasu i zakresu potrzebnego do wykonania prac. Pilne usuwanie awarii lub zagrożeń bezpieczeństwa może odbywać się także w innych godzinach. 6.2. Podstawowe wsparcie kont samoobsługowych odbywa się przez biuro@321strona.pl i moduł „Uwagi”. Odpowiedź na zwykłe zgłoszenie jest udzielana w ciągu 2-3 dni roboczych, najpóźniej w trzecim dniu roboczym. Dni robocze to poniedziałek-piątek z wyłączeniem dni ustawowo wolnych w Polsce. Termin odpowiedzi nie jest gwarantowanym czasem usunięcia awarii. 6.3. Wsparcie telefoniczne w godzinach 08:00-16:00 czasu polskiego w dni robocze jest dostępne dla Klientów, którzy zamówili odpłatne wdrożenie lub odpowiednią usługę dodatkową na uzgodnionych warunkach. Podstawowy pakiet samoobsługowy nie obejmuje takiego wsparcia. Numer z punktu 1 pozostaje kontaktem Usługodawcy, także dla spraw prawnych i ochrony danych. 6.4. Usługodawca stara się rozwiązywać problemy na bieżąco, z uwzględnieniem ich wpływu, bezpieczeństwa i możliwości technicznych. Regulamin nie przewiduje gwarantowanego poziomu dostępności ani czasu naprawy. Takie gwarancje obowiązują wyłącznie, gdy zostały odrębnie uzgodnione; nie uchyla to obowiązku należytego wykonania umowy. 6.5. Reklamację można przesłać e-mailem albo listownie na dane z punktu 1.1, podając kontakt, identyfikację konta, opis problemu i oczekiwany sposób rozwiązania. Nie należy przesyłać haseł ani zbędnych danych osób trzecich. Braki możliwe do uzupełnienia nie powodują automatycznego odrzucenia zgłoszenia. 6.6. Usługodawca udziela odpowiedzi na reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania, e-mailem lub na innym uzgodnionym trwałym nośniku. Korzystniejsze obowiązki i skutki wynikające z bezwzględnie obowiązujących przepisów zachowują zastosowanie. Termin wsparcia technicznego nie zastępuje terminu reklamacyjnego. 7. Prawa, poufność i odpowiedzialność 7.1. Prawa do aplikacji pozostają przy Usługodawcy lub jego licencjodawcach. Klient otrzymuje na czas dostępu niewyłączne prawo używania aplikacji przez upoważnionych użytkowników do obsługi własnej działalności. Nie otrzymuje prawa odsprzedaży aplikacji, kodu źródłowego ani dostępu do danych innych klientów. 7.2. Klient zachowuje uprawnienia do własnych danych i materiałów. Powierzenie nie upoważnia Usługodawcy do niezależnego marketingowego używania danych najemców ani ujawniania tajemnic przedsiębiorstwa. Nazwa lub logotyp Klienta mogą służyć referencjom wyłącznie po jego osobnej wyraźnej zgodzie określającej zakres wykorzystania. 7.3. Strony chronią informacje poufne także po zakończeniu współpracy. Obowiązek nie obejmuje informacji publicznych ani ujawnienia wymaganego prawem. Dostęp serwisowy jest ograniczany do niezbędnego zakresu. 7.4. Strony odpowiadają na zasadach wynikających z prawa. Usługodawca nie odpowiada za samodzielne decyzje biznesowe i dane Klienta, chyba że szkoda wynika również z własnego działania lub zaniechania Usługodawcy. Regulamin nie wyłącza odpowiedzialności za szkodę umyślną ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć. 8. Zakończenie usługi i odzyskanie danych 8.1. Dostęp kończy się z upływem próby lub opłaconego okresu, jeśli nie zamówiono kontynuacji. Wcześniejsze zamknięcie na życzenie Klienta, rozwiązanie z ważnej przyczyny i ustawowe odstąpienie wymagają jednoznacznego oświadczenia, które można wysłać na biuro@321strona.pl. W razie uzasadnionych wątpliwości Usługodawca proporcjonalnie sprawdza uprawnienie osoby zgłaszającej. 8.2. Rażące naruszenie prawa lub zagrożenie bezpieczeństwa może uzasadniać natychmiastowe, proporcjonalne ograniczenie dostępu. W innych przypadkach istotnego naruszenia Strona wzywa do jego usunięcia w odpowiednim terminie przed rozwiązaniem umowy. Dobrowolna rezygnacja i zakończenie z winy Klienta co do zasady nie powodują zwrotu opłaty, z wyjątkami ustawowymi i zasadami punktu 5.10. 8.3. Przez 30 dni od zakończenia świadczenia usługi Klient może zlecić bezpłatny standardowy zwrot wszystkich swoich danych powierzonych i plików pozostających u Usługodawcy. Wniosek wysyła na biuro@321strona.pl. Realizacja może wymagać ręcznej obsługi i uzgodnienia bezpiecznego przekazania. Dane są zwracane w powszechnie odczytywalnej postaci odpowiedniej do ich rodzaju, wraz z opisem zakresu; dane strukturalne także w formacie umożliwiającym odczyt maszynowy. Zwrot nie jest ograniczony do wybranych dokumentów PDF ani uzależniony od zakupu następnego abonamentu. Prawidłowy wniosek złożony przed końcem terminu jest wykonywany bez zbędnej zwłoki; potrzebne dane, w tym zlecone materiały filmowe, nie są usuwane przed bezpiecznym wykonaniem tego zwrotu. Tryb zmiany dostawcy określa punkt 8A. 8.4. Klient może wcześniej polecić usunięcie danych. Bez innej dyspozycji dane aktywne są usuwane po upływie 30 dni od końca usługi, z ochroną terminowo zleconego zwrotu z punktu 8.3 i przeniesienia z punktu 8A. Dane w kopiach kontrolowanych przez Usługodawcę znikają przez rotację, najpóźniej 120 dni łącznie od końca usługi. Szczegóły i wyjątki wymagane prawem określa umowa powierzenia. Termin 120 dni nie jest dodatkowym okresem doliczanym do 30 dni. 8.5. Kontynuacja po usunięciu danych nie gwarantuje odtworzenia poprzedniej zawartości konta. Usługodawca informuje o okresie zwrotu, aby Klient mógł odzyskać dane przed ich usunięciem. Pozostawienie dowodów rozliczeń i zawarcia umowy nie upoważnia do zachowania całej bazy wypożyczalni jako dokumentacji Usługodawcy. 8A. Zmiana dostawcy i przeniesienie danych 8A.1. Klient może także podczas abonamentu zgłosić na biuro@321strona.pl przejście do innego dostawcy usługi tego samego rodzaju, przeniesienie danych do własnej infrastruktury albo wybór ich usunięcia zamiast przeniesienia. Wskazuje konto, wybraną opcję, dane docelowego dostawcy, jeżeli dotyczy, i upoważnione osoby. Usługodawca wspiera strategię wyjścia, przekazuje potrzebne informacje i współpracuje w dobrej wierze z Klientem oraz jego upoważnionym dostawcą. Uprawnienia wynikają z rozdziału VI rozporządzenia (UE) 2023/2854, zwanego Data Act. 8A.2. Okres wypowiedzenia poprzedzający rozpoczęcie przeniesienia nie przekracza 2 miesięcy od zgłoszenia. Strony mogą ustalić wcześniejszy start. Przeniesienie jest wykonywane bez zbędnej zwłoki, w okresie przejściowym nie dłuższym niż 30 dni kalendarzowych od jego rozpoczęcia. Klient ma prawo jednorazowo przedłużyć okres przejściowy o czas odpowiedni dla swoich potrzeb, informując Usługodawcę przed jego końcem. 8A.3. Gdy wykonanie w ciągu 30 dni jest technicznie niewykonalne, Usługodawca informuje o tym w ciągu 14 dni roboczych od zgłoszenia, podaje uzasadnienie i alternatywny okres przejściowy, nie dłuższy niż 7 miesięcy. Wyjątek nie wynika z samego braku przygotowanej procedury. W czasie przejścia umowa pozostaje w mocy: Usługodawca z należytą starannością zachowuje ciągłość zamówionych funkcji, zapewnia rozsądną pomoc, bezpieczeństwo transferu i danych oraz informuje o znanych ryzykach. Nie gwarantuje identycznego działania aplikacji innego dostawcy. 8A.4. Po skutecznym zakończeniu przeniesienia umowa ulega rozwiązaniu, o czym Klient otrzymuje potwierdzenie. Jeżeli Klient wybiera wyłącznie usunięcie zamiast przeniesienia, umowa kończy się z upływem okresu wypowiedzenia, chyba że uzgodniono wcześniejszy termin. Zwykłe zasady rezygnacji z punktu 5.10 nie ograniczają tego trybu. 8A.5. Po końcu uzgodnionego okresu przejściowego Klient ma co najmniej 30 dni kalendarzowych na odzyskanie danych. Dane potrzebne do niezakończonego przeniesienia nie są kasowane. Po skutecznym przejściu i okresie odzyskania dane aktywne są usuwane; Strony, akceptując te warunki, uzgadniają późniejszy termin wyłącznie dla zabezpieczonych kopii kontrolowanych przez RiF: maksymalnie 120 dni od zakończenia usługi w tym trybie. Okres ten obejmuje czas odzyskania i nie jest do niego doliczany. Wyjątki prawne i zasady odtwarzania określa umowa powierzenia. 8A.6. Eksport obejmuje wszystkie dotyczące Klienta dane wejściowe, wynikowe i potrzebne metadane oraz jego aktywa cyfrowe w ramach usługi: ewidencję pojazdów i wyposażenia; dane klientów, kierowców i kontrahentów; rezerwacje, wydania, zwroty, serwis i szkody; rozliczenia, kaucje i płatności najmu; dane użytkowników i ich historii operacyjnej; ustawienia konta, cenniki i własne szablony; dokumenty, podpisy, zdjęcia, załączniki i materiały pozostające u Usługodawcy; powiązania i metadane integracji dotyczące Klienta. Nie pomija się potrzebnych relacji między rekordami. Dostęp do materiałów u dostawcy integracji jest obsługiwany zgodnie z jej warunkami i prawami Klienta, bez nieuprawnionego pobierania treści. 8A.7. Wyłączenia dotyczą wyłącznie wewnętrznych zabezpieczeń i poufnych informacji dostawcy: kodu i wewnętrznej architektury aplikacji, kluczy infrastruktury i cudzych danych dostępowych, skrótów haseł i tokenów służących bezpieczeństwu usługi oraz danych innych klientów. Nie obejmują dokumentów i informacji Klienta ani nie mogą utrudniać przeniesienia jego danych. Ochrona tajemnicy dostawcy nie usprawiedliwia odmowy pełnego eksportu danych Klienta. 8A.8. Dane strukturalne są przekazywane w uporządkowanym, powszechnie używanym i maszynowo czytelnym formacie, z opisem pól, typów i relacji; pliki w dostępnej postaci właściwej dla ich rodzaju. Usługodawca zapewnia bezpłatne otwarte interfejsy i potrzebną dokumentację do przenoszenia, z zachowaniem uwierzytelnienia i izolacji kont. Przed zamówieniem przedstawia aktualną informację o metodach, formatach, ograniczeniach i znanych ryzykach oraz odnośnik do utrzymywanego przez siebie rejestru online struktur i formatów. Rejestr techniczny i informacja o jurysdykcjach infrastruktury oraz ochronie przed niezgodnym z prawem dostępem władz państw trzecich są częścią informacji usługi udostępnianej przed zawarciem umowy. Opis kategorii w tym regulaminie nie zastępuje rejestru rzeczywistych struktur. 8A.9. Standardowy eksport, pomoc w przeniesieniu w zakresie obowiązków dostawcy, interfejsy i odzyskanie danych są bezpłatne. W tych warunkach nie przewidziano dodatkowej kary za wcześniejsze zakończenie w tym trybie. Uzgodnione opłaty za samą usługę odnoszą się do czasu do zakończenia umowy; za okres po zakończeniu nie są naliczane. Niewykorzystana przedpłata jest zwracana proporcjonalnie według liczby dni, w ciągu 14 dni od zakończenia. Nie zastępuje to korzystniejszych praw ustawowych. Odrębne zamówienie dodatkowych prac nie może być warunkiem wykonania obowiązkowego przeniesienia. 9. Opcjonalna integracja YouTube 9.1. Rent Car Manager korzysta z YouTube API Services do opcjonalnej dokumentacji stanu pojazdów. Korzystanie z funkcji YouTube oznacza związanie także Warunkami korzystania z YouTube: https://www.youtube.com/t/terms. Informacje Google o prywatności: https://policies.google.com/privacy?hl=pl. Brak korzystania z integracji nie odbiera dostępu do podstawowej usługi. 9.2. W obecnym modelu nagrania są przekazywane na wspólny kanał YouTube zarządzany przez Usługodawcę. Wysłanie filmu jest poleceniem Klienta dotyczącym konkretnego materiału. Samodzielna rejestracja nie wysyła nagrań ani nie oznacza zgody na ich publiczną publikację. Możliwość połączenia własnego kanału Klienta może być udostępniona na osobno przedstawionych zasadach; nie jest warunkiem korzystania z obecnego modelu. 9.3. Klient zapewnia podstawę prawną nagrania oraz uprawnienia do obrazu, dźwięku i wizerunku. Unika utrwalania osób, głosu, podpisów i dokumentów, jeśli nie są niezbędne do udokumentowania stanu pojazdu. Standardowa usługa nie jest przeznaczona do szczególnych kategorii danych ani danych o wyrokach i czynach zabronionych. 9.4. Nagrania inspekcyjne są wysyłane jako niepubliczne (unlisted). Nie jest to techniczna kontrola dostępu ograniczająca oglądanie do imiennie wskazanych osób: każdy posiadacz linku może obejrzeć film i przekazać link dalej. Klient decyduje o pierwszym udostępnieniu, sprawdza odbiorców i ogranicza dalsze rozpowszechnianie. Nagrania inspekcyjne nie są przeznaczone do publicznej galerii. 9.5. Historia obejmuje do pięciu najnowszych filmów na pojazd; przy skutecznym dodaniu kolejnego aplikacja zleca usunięcie najstarszego z YouTube. Limit liczby filmów nie wyznacza czasu ich przechowywania. Klient ustala czas potrzebny do udokumentowanego celu i może wcześniej zlecić usunięcie filmu na biuro@321strona.pl. W modelu wspólnego kanału techniczną czynność po stronie YouTube wykonuje Usługodawca. 9.6. Samo usunięcie wpisu pojazdu, konta lub odłączenie integracji nie jest potwierdzeniem usunięcia filmu z YouTube. Usługodawca obsługuje dyspozycje również po stronie kanału i potwierdza wykonanie. Po końcu usługi nagrania Klienta są obejmowane procedurą usuwania danych; działania po stronie platformy i cofnięcie uprawnień opisują informacja o prywatności i umowa powierzenia. 9.7. Publiczna galeria może zawierać wyłącznie odrębnie wskazane materiały promocyjne. Wymaga to praw do ich publikacji i właściwej podstawy przetwarzania. Zewnętrzne miniatury i odtwarzacz YouTube powodują komunikację z Google, jeśli taka forma prezentacji jest używana. Zasady prywatności i wymaganego wyboru dotyczącego tych elementów opisuje informacja o prywatności. 9.8. Limity API, moderacja i dostępność YouTube zależą także od Google. Usługodawca pomaga wyjaśniać błędy i nie jest przez to zwolniony z własnych obowiązków ochrony danych i należytej obsługi integracji. YouTube nie jest gwarantowanym archiwum ani usługą zapewniającą wyłącznie europejskie przechowywanie filmów. 10. Prawa ustawowe osób fizycznych 10.1. Osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z działalnością gospodarczą, która nie ma dla niej charakteru zawodowego, korzysta z ochrony w zakresie przewidzianym ustawą o prawach konsumenta. Jeżeli z mocy prawa przysługuje status konsumenta, również zachowuje wynikające z niego prawa. Zawarcie umowy nie jest uzależnione od oświadczenia o jej zawodowym charakterze ani od zrzeczenia się ochrony. 10.2. Uprawniona osoba może odstąpić od umowy zawartej na odległość w ciągu 14 dni od jej zawarcia, przesyłając jednoznaczne oświadczenie na biuro@321strona.pl lub listownie na adres z punktu 1.1. Wystarczy wysłanie przed końcem terminu. Oświadczenie powinno pozwalać ustalić osobę, konto i umowę, od której odstępuje; nie wymaga specjalnego formularza. 10.3. Uruchomienie konta ani zaakceptowanie regulaminu nie powodują same przez się utraty prawa odstąpienia od ciągłej usługi. Rozpoczęcie odpłatnego świadczenia przed końcem terminu odstąpienia, jego rozliczenie oraz zwrot płatności podlegają warunkom ustawowym, w tym wymaganemu wyraźnemu żądaniu, jeśli znajduje zastosowanie. Bezpłatna próba nie powoduje naliczenia opłaty za jej wykorzystanie. 10.4. Gdy stosuje się przepisy o zgodności usługi cyfrowej z umową, uprawnienia obejmują żądanie doprowadzenia jej do zgodności bez kosztów, w rozsądnym czasie i bez nadmiernych niedogodności, a w ustawowych sytuacjach obniżenie ceny albo odstąpienie. Usługodawca dostarcza wymagane aktualizacje i informuje o nich na zasadach ustawowych. Zmiany usługi wykraczające poza utrzymanie zgodności mogą następować wyłącznie na warunkach prawa, z odpowiednią informacją i możliwością zakończenia umowy, jeżeli przysługuje. 10.5. Reguły o braku dobrowolnego wcześniejszego zwrotu, stałym okresie abonamentu, cenach i wsparciu nie ograniczają praw opisanych powyżej ani prawa rozwiązania z ważnych powodów, gdy wynika z właściwych przepisów. 11. Zmiany i postanowienia końcowe 11.1. Nowe wersje mogą wynikać ze zmian prawa, funkcji, bezpieczeństwa i sposobu świadczenia usługi. Publikacja nowej wersji nie zmienia wcześniejszego dowodu akceptacji ani nie oznacza zgody Klienta na nowe warunki. 11.2. Wersja przedstawiona i zaakceptowana przed zamówieniem obowiązuje przez zamówiony okres. Nowe warunki mogą być przedstawione przy kolejnym zamówieniu. Zmiana w trakcie trwającego okresu wymaga porozumienia, chyba że bezpośrednio wynika z bezwzględnie obowiązującego prawa. O koniecznej zmianie Usługodawca informuje bez zbędnej zwłoki wraz z jej treścią i przyczyną. Cena bieżącego okresu pozostaje ustalona zgodnie z punktem 5.8. 11.3. W sprawach ochrony danych stosuje się Informację o prywatności i Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych; w zakresie danych powierzonych umowa powierzenia ma pierwszeństwo. Odrębne zgody marketingowe nie są częścią obowiązkowej akceptacji tych dokumentów. 11.4. Stosuje się prawo polskie, z zachowaniem bezwzględnie obowiązujących praw Klienta. Strony starają się rozwiązywać spory polubownie; właściwość sądu wynika z przepisów. Kontakt z Usługodawcą pozostaje dostępny także po zakończeniu konta.

Informacja o prywatności i danych konta Wersja: 1.0 INFORMACJA O PRYWATNOŚCI I DANYCH KONTA RENT CAR MANAGER Wersja: 2026-10-v1 | Data opracowania: 03.10.2026 1. Administrator, kontakt i zakres informacji 1.1. Administratorem danych rejestracji, relacji z Klientem i rozliczeń usługi jest Adam Fizek prowadzący działalność pod firmą RiF Robotyka Adam Fizek, Mnich, ul. Wojska Polskiego 36, 43-520 Chybie, NIP 5482437524, REGON 240912880. Kontakt: biuro@321strona.pl, tel. 573 243 328 lub listownie na wskazany adres. Nie wyznaczono inspektora ochrony danych; sprawy ochrony danych obsługuje właściciel. 1.2. Informacja dotyczy rejestracji i korzystania z Rent Car Manager pod adresem https://321strona.pl/wypozyczalnia/, danych konta, kontaktu w sprawie usługi oraz opisanych integracji. Nie zastępuje odrębnych informacji przy formularzach i ustawieniach cookies części ofertowej https://321strona.pl/. 1.3. Administratorem danych najemców, kierowców, pracowników i innych osób wprowadzanych do aplikacji przez wypożyczalnię jest ta wypożyczalnia. RiF Robotyka przetwarza je na jej polecenie jako podmiot przetwarzający, na zasadach Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Wypożyczalnia odpowiada za przekazanie tym osobom właściwej informacji. Wnioski dotyczące danych konkretnego wynajmu należy kierować w pierwszej kolejności do wypożyczalni. 2. Jakie dane otrzymujemy i skąd 2.1. Przy rejestracji otrzymujemy imię i nazwisko, nazwę firmy, NIP, e-mail, telefon, liczbę pojazdów, wybór pakietu i oświadczenia. Przy aktywacji przetwarzamy dane potrzebne do ustalenia hasła, którego przechowujemy zabezpieczony skrót. Zapisujemy wersje i treść zaakceptowanych dokumentów, warunki oferty oraz czas zgłoszenia i aktywacji. 2.2. W trakcie obsługi konta przetwarzamy identyfikatory użytkowników, dane kontaktowe, uprawnienia, informacje o zamówieniach i okresach dostępu, rozliczeniach, reklamacjach i korespondencji. Dane płatnicze otrzymywane przez nas ograniczają się do informacji potrzebnych do identyfikacji i rozliczenia transakcji, jej kwoty i statusu. Dane wykorzystywane bezpośrednio do zapłaty obsługuje operator płatności na własnych zasadach. 2.3. Dane techniczne mogą obejmować adres IP, czas, identyfikator konta i użytkownika, ścieżkę i wynik operacji oraz ograniczone informacje o urządzeniu i przeglądarce. Służą utrzymaniu usługi, diagnostyce i bezpieczeństwu. Zgłoszenie do obsługi może zawierać opis błędu lub załącznik; prosimy nie przesyłać haseł ani zbędnych danych innych osób. 2.4. Dane otrzymujemy od osoby rejestrującej i użytkownika, z ich operacji w aplikacji, od reprezentowanej firmy oraz od dostawców w zakresie wykonania zleconej czynności, np. potwierdzenia płatności lub wysłania materiału. Gdy firma przekazuje nam dane swojego przedstawiciela, użytkownika lub osoby kontaktowej, źródłem jest ta firma albo jej upoważniony użytkownik. Informację dla takiej osoby przekazujemy w terminach art. 14 RODO, co do zasady najpóźniej przy pierwszym kontakcie albo w ciągu miesiąca, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek. 2.5. Nie należy wprowadzać szczególnych kategorii danych z art. 9 RODO ani danych o wyrokach i czynach zabronionych z art. 10 RODO. Możliwość załączenia dokumentu lub nagrania nie stanowi podstawy do zbierania nadmiernych informacji. 3. Cele i podstawy przetwarzania 3.1. Przyjęcie zgłoszenia, weryfikacja e-maila, utworzenie i obsługa konta oraz wykonanie umowy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba jest stroną umowy. W przypadku przedstawiciela lub użytkownika firmy: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli uzasadniony interes w kontakcie i obsłudze umowy z reprezentowaną firmą. 3.2. Rozliczenia i wymagane dokumenty podatkowe lub rachunkowe: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek prawny. Obsługa płatności i zamówień może ponadto wymagać art. 6 ust. 1 lit. b albo f, odpowiednio do roli osoby. 3.3. Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka i utrzymanie usługi, wykazanie warunków umowy oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionymi interesami są ochrona kont i praw stron oraz prawidłowe działanie aplikacji. Obsługa reklamacji podlega także obowiązkom prawnym, jeśli mają zastosowanie. 3.4. Newsletter i marketing e-mail lub SMS: odrębna dobrowolna zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wraz z wymaganym upoważnieniem do użycia danego kanału komunikacji. Zgoda na e-mail nie oznacza zgody na SMS. Kontakt telefoniczny służy obsłudze i umowie; nie obejmuje telemarketingu. 3.5. Użycie nazwy firmy lub logotypu jako referencji: odrębna wyraźna zgoda Klienta określająca sposób i zakres publikacji. Jeśli dane identyfikują osobę fizyczną, przetwarzanie jest oparte na jej odpowiedniej zgodzie. Nie wynika to z obowiązkowej akceptacji regulaminu. 3.6. Opcjonalna analityka i reklama z użyciem narzędzi wskazanych w punkcie 8 wymagają wcześniejszej dobrowolnej zgody w odpowiednim mechanizmie wyboru, gdy jest ona wymagana. Akceptacja niniejszej informacji nie zastępuje takiego wyboru. 3.7. Zgody dodatkowe nie są warunkiem założenia konta, korzystania z próby ani wykupienia abonamentu. Akceptacja regulaminu i zawarcie powierzenia są oświadczeniami umownymi, a potwierdzenie zapoznania się z tą informacją nie jest odrębną podstawą przetwarzania danych niezbędnych do usługi. 4. Odbiorcy, infrastruktura i płatności 4.1. Podstawowa baza danych i kopie zapasowe znajdują się na własnej infrastrukturze RiF Robotyka w Polsce. Nie korzystamy z zewnętrznego dostawcy przechowywania tych kopii. Dostęp administracyjny do tej infrastruktury wykonuje właściciel z EOG; inne upoważnione konta aplikacji mają ograniczone uprawnienia. 4.2. Korzystamy z następujących dostawców, w zakresie potrzebnym do danej usługi: - OVH Sp. z o.o., Polska: VPS pośredniczący w komunikacji z własną infrastrukturą. Podstawowa baza nie jest na nim przechowywana. Usługa może obejmować dane ruchu i połączeń, w tym adresy IP i inne dane przesyłane przez pośredniczący serwer, zależnie od konfiguracji. Miejsce konkretnej usługi i dostępu wsparcia wynika z zamówionych warunków; polska siedziba dostawcy nie przesądza lokalizacji wszystkich operacji. - SEOHOST sp. z o.o., Poznań, Polska: poczta wychodząca. Przy wysyłce otrzymuje adresy nadawcy i odbiorcy, treść, wybrane załączniki oraz techniczne informacje o dostarczeniu. Dostawca deklaruje serwery w Polsce; warunki konkretnej usługi określają także dalszych dostawców i dostęp wsparcia. - LINK Mobility Poland sp. z o.o., Gliwice, Polska, świadcząca SMSAPI: wysyłka z firmowego konta RiF Robotyka. Otrzymuje numer odbiorcy, treść i metadane wysyłki, a w stosownej wiadomości także link do materiału. RiF jest klientem konta, a nie operatorem SMSAPI. Usługa wykorzystuje również operatorów telekomunikacyjnych i dalszych dostawców. - Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia: opcjonalne YouTube, w modelu i zakresie z punktu 9. 4.3. Autopay S.A., Sopot, Polska, jest odrębnym administratorem danych niezbędnych do realizacji płatności online. Może otrzymać identyfikator zamówienia, kwotę, adres e-mail i dane techniczne transakcji oraz dane podane bezpośrednio podczas płatności. Jej informacja o przetwarzaniu danych znajduje się tutaj: https://autopay.eu/storage/app/media/Autopay_pl/Dokumenty/polityka-prywatnosci.pdf. Bank i inni dostawcy płatności wykonują własne obowiązki. Autopay nie jest przez samo rozliczenie abonamentu odbiorcą bazy najemców. 4.4. W niezbędnym zakresie dane rozliczeń otrzymuje podmiot obsługujący księgowość. Dane mogą też otrzymać upoważnione osoby świadczące zamówioną usługę, doradcy prawni w związku z konkretną sprawą i organy uprawnione przepisami. Nie przekazujemy bazy klientów wypożyczalni do własnego marketingu, referencji ani narzędzi reklamowych RiF. 4.5. Nie deklarujemy, że wszystkie integracje przechowują dane wyłącznie w Polsce lub EOG. Google może przetwarzać dane w USA i innych państwach swojej infrastruktury. Warunki SMSAPI dopuszczają dalszy dostęp grupowy poza EOG. Takie przekazanie wymaga ważnej podstawy z rozdziału V RODO: właściwej decyzji o odpowiednim stopniu ochrony albo odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych wraz z potrzebnymi środkami dodatkowymi. W odniesieniu do treści YouTube stosuje się warunki transferu opisane w YouTube Data Processing Terms, w tym klauzule z Google LLC, gdy są wymagane. Sama opcjonalność integracji ani akceptacja polityki nie są zgodą na wyjątek od tych wymagań. 4.6. Szczegółowe informacje o zakresie, lokalizacjach i zabezpieczeniach stosowanych przy konkretnej usłudze oraz kopię odpowiednich zabezpieczeń, z ochroną cudzych informacji poufnych, można uzyskać przez biuro@321strona.pl. Publiczne informacje dostawców: https://www.ovhcloud.com/pl/personal-data-protection/faq/, https://seohost.pl/, https://www.smsapi.pl/polityka-prywatnosci oraz https://policies.google.com/privacy?hl=pl. 5. Okresy przechowywania 5.1. Niepotwierdzone zgłoszenie rejestracji jest usuwane po upływie 7 dni w cyklu porządkowym systemu. Ponowne zgłoszenie tworzy nowy termin. Link aktywacyjny jest ważny 24 godziny; jego wygaśnięcie nie jest równoznaczne z natychmiastowym usunięciem zgłoszenia. W razie przerwy porządkowanie jest wznawiane po przywróceniu usługi. Krótkotrwałe wpisy ograniczania prób służą ochronie przed nadużyciami i są porządkowane oddzielnie od zgłoszeń. 5.2. Dane aktywnego konta służą wykonaniu umowy przez czas usługi. Po jej zakończeniu dane operacyjne powierzone przez wypożyczalnię pozostają przez 30 dni na pobranie lub zlecenie zwrotu, po czym są usuwane z aktywnego środowiska. Terminowo zlecony, niewykonany zwrot chroni potrzebne dane przed skasowaniem do czasu jego wykonania bez zbędnej zwłoki. Przy ustawowym przenoszeniu do innego dostawcy okres odzyskania wynosi co najmniej 30 dni od końca uzgodnionego okresu przejściowego, na zasadach punktu 8A regulaminu. Można polecić wcześniejsze usunięcie. Kopie kontrolowane przez RiF są wycofywane przez rotację najpóźniej w ciągu 120 dni łącznie od końca usługi. Szczegóły obejmuje umowa powierzenia. 5.3. Logi Apache i serwera: do 30 dni od zapisu. Logi aplikacji i techniczne zgłoszenia błędów: do 90 dni. Historia działań użytkowników: do 12 miesięcy. Gdy historia stanowi dane operacyjne powierzone, wcześniejsze zakończenie usługi i usunięcie podlega punktowi 5.2. Konkretne wpisy potrzebne do wyjaśnienia incydentu lub udokumentowanej sprawy mogą być zachowane dłużej, wyłącznie w niezbędnym zakresie i do ustania właściwej podstawy. 5.4. Dowody zawarcia umowy i akceptacji dokumentów, utrwalone warunki zamówienia oraz potrzebna korespondencja umowna i reklamacyjna: do 6 lat od zakończenia współpracy, z ograniczeniem zakresu do celu dowodowego. Spór lub przerwanie albo zawieszenie biegu przedawnienia mogą uzasadniać zachowanie potrzebnych dowodów do zakończenia sprawy i upływu właściwych terminów. Zbędne treści i załączniki są usuwane wcześniej. Nie oznacza to zachowania całej bazy wypożyczalni przez 6 lat. 5.5. Dokumentacja podatkowa i rachunkowa: przez wymagany prawem okres, obliczany zgodnie z właściwymi przepisami, niezależnie od zamknięcia konta. Techniczny raport błędu z punktu 5.3 nie jest tym samym co korespondencja reklamacyjna stanowiąca dowód z punktu 5.4. 5.6. Dane newslettera i marketingu SMS: do wycofania zgody albo wcześniejszego zakończenia danego celu. Po wycofaniu można zachować niezbędny dowód udzielenia i wycofania zgody oraz minimalną informację zapobiegającą ponownej niechcianej wysyłce, przez czas uzasadniony obowiązkami i ochroną roszczeń. Zgoda na referencje obowiązuje w ustalonym zakresie do cofnięcia lub końca uzgodnionego okresu; cofnięcie jest realizowane dla dalszego używania przez RiF. 5.7. Dane integracji, materiały i mechanizmy przeglądarki podlegają także punktom 7-9. Po ustaniu celu dane usuwamy albo trwale anonimizujemy, z zachowaniem wyjątków wynikających z prawa. 6. Prawa, dobrowolność i automatyzacja 6.1. Na zasadach RODO przysługują prawa dostępu i kopii, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Gdy przetwarzanie jest automatyczne na podstawie umowy lub zgody, można skorzystać z prawa przenoszenia danych w ustawowym zakresie. 6.2. Wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego można złożyć w każdym czasie, także w odniesieniu do związanego z nim profilowania. Zgodę można wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem. 6.3. Wnioski i cofnięcie zgód można przesłać na biuro@321strona.pl. W razie uzasadnionych wątpliwości stosujemy proporcjonalną weryfikację tożsamości; nie żądamy nadmiernych informacji. Odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca; dopuszczalne przedłużenie, wraz z przyczyną, przekazujemy w tym terminie. Można też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych; informacje: https://uodo.gov.pl/. 6.4. Podanie danych jest dobrowolne, lecz pola oznaczone jako wymagane są potrzebne do rejestracji i wykonania umowy. Brak wymaganych danych lub oświadczeń uniemożliwia samodzielne założenie konta. Odmowa zgód dodatkowych nie ma takiego skutku. 6.5. System automatycznie sprawdza formularz, adres e-mail, ważność linku, limit pakietu i okres dostępu. Nie prowadzi na tej podstawie indywidualnej oceny sytuacji finansowej. RiF nie stosuje wobec osoby decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu wywołujących skutki z art. 22 RODO. W razie błędu można uzyskać pomoc człowieka. Opcjonalne dopasowanie reklam opisuje punkt 8 i wymaga właściwej zgody. 7. Pamięć przeglądarki i lokalne pliki 7.1. Aplikacja używa niezbędnych mechanizmów logowania, bezpieczeństwa i ustawień wybranych przez użytkownika: - cookie sesji, domyślnie wypozyczalnia_session: utrzymuje logowanie, ma maksymalną ważność 7 dni i jest usuwane przy wylogowaniu; skrypty strony nie odczytują jego wartości; - localStorage: wybrane preferencje kalendarza i interfejsu, ukończenie przewodnika, pokazane powiadomienia i ustawienia lokalnego archiwum; pozostają zasadniczo do zmiany, usunięcia przez funkcję lub wyczyszczenia danych witryny; - lokalna pamięć funkcji demo, jeśli jest używana: informacje potrzebne do demonstracyjnego dostępu i jego weryfikacji, do usunięcia przez funkcję lub użytkownika; - IndexedDB rentcar-manager-documents: uchwyt katalogu wybranego do lokalnego zapisywania PDF. Funkcja wymaga odpowiedniego wyboru użytkownika i może zapisywać dokumenty na jego urządzeniu. 7.2. Nazwy techniczne mogą się różnić między środowiskami. Ograniczenie niezbędnych mechanizmów może uniemożliwić logowanie albo spowodować utratę preferencji. Dane witryny można usunąć w ustawieniach przeglądarki. Pobrane PDF i inne pliki wymagają osobnego zabezpieczenia i usunięcia; wylogowanie ani usunięcie danych witryny nie kasują ich z dysku. 7.3. Mechanizmy niezbędne do usługi lub funkcji wyraźnie zamówionej przez użytkownika nie stanowią zgody na analitykę i reklamę. Dodatkowe narzędzia wymagają osobnej informacji i wyboru, stosownie do prawa. Na współdzielonym urządzeniu należy używać oddzielnych profili i chronić zapisane dokumenty. 8. Opcjonalna analityka, reklama i komunikacja marketingowa 8.1. RiF planuje korzystanie w celach analitycznych i reklamowych z Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel i narzędzi TikTok. Nie są one niezbędne do prowadzenia konta. W aplikacji mogą być uruchomione dopiero po przedstawieniu szczegółowej informacji o aktywnym narzędziu, jego celu, danych, dostawcy, czasie przechowywania i transferach oraz uzyskaniu wymaganego wcześniejszego wyboru. Samo wymienienie planowanego narzędzia nie oznacza, że zbiera ono dane w każdej części serwisu. 8.2. Analityka może obejmować pseudonimowe identyfikatory, odsłony, źródła wejść, zdarzenia i informacje o urządzeniu. Narzędzia reklamowe mogą łączyć takie zdarzenia z identyfikatorami i informacjami posiadanymi przez dostawcę, aby mierzyć reklamy, tworzyć grupy odbiorców lub dopasowywać reklamy. Nie przekazujemy w tym celu treści umów najmu, dokumentów, nagrań inspekcyjnych ani bazy klientów wypożyczalni. 8.3. Role dostawców zależą od uruchomionej usługi: mogą działać jako podmioty przetwarzające, odrębni administratorzy albo współadministratorzy określonych operacji. Właściwe podmioty, zakresy ról i zasady mają być przedstawione przy uruchamianiu konkretnego narzędzia. Nie przenosimy tych narzędzi automatycznie do wykazu podwykonawców obsługujących dane najemców. 8.4. Wymagane zgody można odrzucić albo później wycofać równie łatwo jak wyrazić, przez odpowiednie ustawienia prywatności danej części serwisu lub kontakt z RiF. Brak zgody nie blokuje konta. Wycofanie zatrzymuje dalsze operacje objęte zgodą; możliwość usunięcia danych wcześniej przekazanych dostawcy zależy także od właściwych praw osoby i zasad tej usługi. W części ofertowej 321strona.pl stosuje się informację i ustawienia udostępnione w jej własnym mechanizmie cookies. 8.5. Newsletter i marketing SMS wymagają osobnej zgody dla wybranego kanału. Wiadomości dotyczące rejestracji, aktywacji, bezpieczeństwa, zamówień lub reklamacji są komunikacją obsługową; nie wymagają zgody marketingowej. Nie łączymy w nich niezamówionego marketingu z obowiązkową obsługą konta. 9. YouTube i Google 9.1. Aplikacja korzysta z YouTube API Services w opcjonalnej funkcji dokumentacji stanu pojazdu. Obecnie nagrania trafiają na wspólny kanał zarządzany przez RiF Robotyka. Konto Google tego kanału należy do właściciela aplikacji. Klient nie musi udostępniać własnego konta Google ani uprawnień do Gmaila, aby korzystać z tego modelu. 9.2. Połączenie kanału z API wymaga autoryzacji osoby zarządzającej kontem Google. Aplikacja korzysta z uprawnień youtube.force-ssl do obsługi filmów, identyfikatora i nazwy kanału oraz tokenów dostępu i odświeżania umożliwiających zlecone operacje. Nie używa tych uprawnień do dostępu do poczty Gmail lub kontaktów. Jeżeli zostanie udostępniony model własnego kanału Klienta, przed połączeniem otrzyma on informację o zakresie uprawnień i właściwych stronach tej relacji. 9.3. Na polecenie użytkownika film trafia najpierw do kolejki serwera aplikacji, potem do YouTube. Google otrzymuje obraz i ewentualny dźwięk, tytuł, opis, dane pojazdu, w tym jego oznaczenie i numer rejestracyjny, czas oraz techniczne dane operacji. Aplikacja przechowuje powiązanie z pojazdem, identyfikator/link i stan operacji. Należy unikać nagrywania osób, rozmów, podpisów i dokumentów, jeśli nie są potrzebne do udokumentowania stanu pojazdu. 9.4. Wypożyczalnia ustala cel, podstawę i odbiorców nagrania oraz obsługuje prawa osób. RiF wykonuje polecenia jako procesor. Google Ireland Limited jest dostawcą YouTube dla EOG; dla objętych warunkami treści audio/wideo Google działa jako dalszy przetwarzający na zasadach https://www.youtube.com/t/terms_dataprocessing. Pozostałe operacje Google, m.in. dotyczące konta i korzystania z platformy, podlegają jego odrębnym zasadom. Transfery opisuje punkt 4.5. 9.5. Filmy inspekcyjne są niepubliczne (unlisted). Każdy posiadający link może je oglądać i przekazać dalej. Właściciel wypożyczalni decyduje, komu udostępnić link, ale nie jest to techniczna gwarancja wyłącznego dostępu tych osób. Link może trafić do odbiorcy wskazanego w zleconej wiadomości, np. najemcy lub ubezpieczyciela. 9.6. Historia obejmuje do pięciu najnowszych filmów na pojazd; dodanie kolejnego powoduje zlecenie usunięcia najstarszego w YouTube, zależnie od skutecznego połączenia API. Nie ma przez to określonego terminu retencji każdego filmu. Wypożyczalnia ustala czas właściwy dla swojego celu i może wcześniej zlecić usunięcie. Kopia kolejki jest usuwana po zakończonej obsłudze wysyłki; niedokończona operacja może wymagać ponowienia lub ręcznego usunięcia. 9.7. Dyspozycję usunięcia konkretnego filmu ze wspólnego kanału przesyła się na biuro@321strona.pl, identyfikując konto i materiał. RiF sprawdza uprawnienie i wykonuje czynność w YouTube oraz w aplikacji. Nie przerzuca obsługi wspólnego kanału na klienta, który nie ma do niego dostępu. Żądanie osoby widocznej w filmie rozpatruje wypożyczalnia; RiF pomaga wykonać jej zgodne z prawem polecenie. Po końcu usługi filmy są obejmowane usuwaniem aktywnych danych w okresie z umowy powierzenia; kopie i dalsze przetwarzanie platformy podlegają także jej warunkom. 9.8. Ustawienia aplikacji pozwalają odłączyć lokalne połączenie. Właściciel autoryzującego konta Google może cofnąć dostęp również tutaj: https://security.google.com/settings/security/permissions. Na wspólnym kanale robi to RiF; Klient zleca wyłączenie swojej obsługi YouTube i usunięcie swoich materiałów, bez odwoływania uprawnień innych klientów. Przy własnym kanale Klient może użyć ustawień swojego konta Google. Samo lokalne odłączenie nie potwierdza cofnięcia tokenu w Google ani usunięcia filmów. 9.9. Wniosek o usunięcie danych połączenia i danych API można przesłać na biuro@321strona.pl. RiF jest zobowiązany przy odwołaniu autoryzacji przekazać cofnięcie do Google niezwłocznie i usunąć dane autoryzowane w ciągu 7 dni kalendarzowych; przy zewnętrznym cofnięciu przez ustawienia Google usunięcie następuje najpóźniej w ciągu 30 dni kalendarzowych. Przechowywane dane użytkownika uzyskane przez API podlegają też usunięciu w ciągu 7 dni kalendarzowych od jego żądania usunięcia takich danych lub usunięcia jego konta, niezależnie od cofnięcia tokenu. W modelu wspólnego kanału RiF usuwa dane dotyczące tego użytkownika, zachowując odrębne uprawnienia innych klientów. Pozostałe przechowywane dane API wymagające tego według zasad YouTube są odświeżane albo usuwane w terminie do 30 dni. Terminy API nie stanowią terminu usunięcia oryginalnych filmów z kanału; to odrębna dyspozycja. Nie ograniczają wcześniejszych obowiązków z RODO. 9.10. Publiczna galeria może prezentować wyłącznie wybrane filmy promocyjne, nigdy nagrania inspekcyjne. Jeśli używa miniatur YouTube, ich pobranie łączy przeglądarkę z Google już przed odtworzeniem. Uruchomienie osadzonego odtwarzacza lub otwarcie linku powoduje dalsze przetwarzanie danych technicznych, np. IP, przeglądarki, urządzenia i odtwarzania, oraz może wiązać się z pamięcią stosowaną przez Google. Elementy wymagające uprzedniego wyboru powinny być uruchamiane dopiero po jego uzyskaniu; odmowa nie powinna odbierać dostępu do pozostałej galerii. Zwykły link przenosi użytkownika do YouTube i tam obowiązują zasady Google. 9.11. Warunki YouTube: https://www.youtube.com/t/terms. Prywatność Google: https://policies.google.com/privacy?hl=pl. Zasady API: https://developers.google.com/youtube/terms/developer-policies. Użytkownik korzystający z funkcji YouTube jest związany warunkami YouTube. Pytania dotyczące działania integracji i danych w aplikacji można kierować do RiF, a wnioski wobec Google również przez jego narzędzia. Nie gwarantujemy, że filmy pozostają wyłącznie w EOG. 10. Zabezpieczenia i zmiany informacji 10.1. Stosujemy uprawnienia i rozdzielenie kont klientów, indywidualne logowanie i zabezpieczone skróty haseł, HTTPS dla publicznej aplikacji, ograniczenie dostępu administracyjnego, aktualizacje i szyfrowane kopie zapasowe na własnej infrastrukturze. Główne konto administracyjne jest chronione 2FA; pozostałe konta administracyjne mają ograniczone uprawnienia i obecnie nie wszystkie korzystają z 2FA. Odtwarzanie kopii jest sprawdzane okresowo. Nie składamy niepotwierdzonej deklaracji o szyfrowaniu wszystkich tokenów integracji ani gwarancji całkowitego braku incydentów. 10.2. Informacja jest aktualizowana, gdy zmieniają się rzeczywiste operacje. Nowy cel, narzędzie lub odbiorca wymagają właściwej podstawy prawnej i poinformowania, a nie tylko dopisania nazwy do tekstu. Istotne zmiany są przekazywane w odpowiedniej formie. Ten dokument nie zastępuje umowy powierzenia ani informacji wypożyczalni dla jej klientów i osób nagrywanych.

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych Wersja: 1.0 UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH Wersja: 2026-10-v1 | Data opracowania: 03.10.2026 1. Strony, przedmiot i czas obowiązywania 1.1. Administratorem jest Klient Rent Car Manager, którego dane identyfikacyjne, firmę i NIP wskazano w potwierdzonej rejestracji. Działa osobiście albo przez osobę uprawnioną do reprezentacji. Dane Klienta i oświadczenie osoby rejestrującej stanowią część dowodu zawarcia tej umowy; nie wymagają wpisywania nazwy każdego klienta do ogólnej treści dokumentu. 1.2. Podmiotem przetwarzającym jest Adam Fizek prowadzący działalność gospodarczą pod firmą RiF Robotyka Adam Fizek, Mnich, ul. Wojska Polskiego 36, 43-520 Chybie, NIP 5482437524, REGON 240912880. Kontakt, w tym w sprawie poleceń i incydentów: biuro@321strona.pl, tel. 573 243 328. 1.3. Umowa jest zawierana elektronicznie wraz z aktywacją konta na podstawie akceptacji tej wersji i uzupełnia umowę dostępu do Rent Car Manager. Obejmuje dane osobowe wprowadzane lub przekazywane przez Administratora w ramach zamówionej usługi oraz obsługi systemu wykonywanej na jego rzecz. 1.4. Powierzenie trwa przez okres próbny, kolejne zamówione okresy świadczenia usługi i czas konieczny do prawidłowego zwrotu lub usunięcia danych i ich kopii. Zakończenie płatnego dostępu nie uchyla obowiązków ochrony danych. Umowa nie obejmuje przetwarzania przez RiF jako odrębnego administratora danych rejestracji, własnych rozliczeń, niezbędnych dowodów i kontaktu, opisanego w Informacji o prywatności i danych konta. 2. Cel, charakter i zakres 2.1. Celem jest techniczna obsługa wypożyczalni w zakresie zamówionych funkcji: ewidencja pojazdów, osób i rezerwacji, dokumentacja najmu, rozliczeń i stanu pojazdu, udostępnianie danych uprawnionym użytkownikom, generowanie dokumentów, utrzymanie i zabezpieczenie aplikacji, kopie zapasowe, wsparcie oraz wykonywanie poleceń wysyłki i integracji. 2.2. Czynności obejmują przyjmowanie i utrwalanie danych, organizowanie, przechowywanie, wyszukiwanie, odczyt, modyfikację, udostępnianie zgodnie z uprawnieniami, przekazywanie na zlecenie, wykonywanie kopii, zwrot i usuwanie. Dostęp diagnostyczny jest ograniczony do niezbędnego zakresu. Dane powierzane nie mogą służyć samodzielnym celom handlowym ani marketingowym Podmiotu przetwarzającego. 2.3. Kategorie osób: najemcy i klienci wypożyczalni, kierowcy, reprezentanci kontrahentów, osoby kontaktowe, pracownicy i współpracownicy, użytkownicy aplikacji oraz osoby zgodnie z prawem wskazane w dokumentach wynajmu, szkód i rozliczeń lub utrwalone w potrzebnej dokumentacji pojazdu. 2.4. Kategorie danych, w zakresie rzeczywiście niezbędnym i wprowadzonym przez Administratora: dane identyfikacyjne, kontaktowe, adresowe i firmowe; dane dokumentów tożsamości i uprawnień do kierowania; dane rezerwacji, najmu, rozliczeń, kaucji i szkód; dane pojazdu powiązane z osobą; dokumenty, podpisy, zdjęcia, nagrania i korespondencja; identyfikatory użytkowników i techniczne informacje o ich operacjach. Funkcja pozwalająca zapisać dane nie stanowi podstawy prawnej ich zbierania. 2.5. Standardowe powierzenie nie obejmuje szczególnych kategorii danych z art. 9 RODO ani danych o wyrokach i czynach zabronionych z art. 10 RODO. Administrator ogranicza zakres danych i unika zbędnego utrwalania dokumentów, osób, podpisów i głosu. Rozszerzenie zakresu wymaga wcześniejszego zgodnego z prawem uzgodnienia i właściwych zabezpieczeń. 3. Polecenia i obowiązki Administratora 3.1. Administrator ustala cele i podstawy prawne, wykonuje obowiązki informacyjne wobec osób, odpowiada za zgodność i minimalizację zakresu danych oraz nadaje, przegląda i odbiera uprawnienia swoich użytkowników. Zapewnia aktualny kontakt do spraw ochrony danych i pilnych zawiadomień, także po końcu abonamentu. 3.2. Udokumentowanymi poleceniami są niniejsza umowa, uzgodnione ustawienia, operacje upoważnionych użytkowników oraz dyspozycje przesłane na biuro@321strona.pl lub w uzgodnionym kanale. Podmiot przetwarzający może proporcjonalnie sprawdzić uprawnienie osoby wydającej polecenie. Polecenie nie może wymagać działania bezprawnego ani samoistnie rozszerzać zamówionej usługi. 3.3. Uruchomienie opcjonalnej integracji i zlecenie konkretnej wysyłki stanowią polecenie wyłącznie w przedstawionym zakresie. Administrator sprawdza adresatów, treść i podstawę wysyłki lub udostępnienia. Konto nie upoważnia Podmiotu przetwarzającego do dowolnej publikacji danych ani materiałów. 4. Obowiązki Podmiotu przetwarzającego 4.1. Przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenia Administratora, w tym dotyczące transferów. Gdy przetwarzanie jest wymagane prawem, informuje o tym przed wykonaniem, chyba że prawo zabrania takiej informacji. Niezwłocznie informuje, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza przepisy ochrony danych. 4.2. Zapewnia, że dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione i zobowiązane do poufności. Stosuje adekwatne do ryzyka środki z art. 32 RODO, z uwzględnieniem charakteru danych, stanu wiedzy technicznej i zagrożeń, oraz sprawdza ich skuteczność. 4.3. Z uwzględnieniem charakteru przetwarzania pomaga obsługiwać prawa osób i obowiązki dotyczące bezpieczeństwa, naruszeń, oceny skutków oraz konsultacji z organem. Wniosek osoby dotyczący danych powierzonych przekazuje Administratorowi bez zbędnej zwłoki; nie rozstrzyga go samodzielnie bez polecenia, chyba że obowiązek wynika z prawa. 4.4. Udostępnia informacje niezbędne do wykazania wykonania obowiązków, umożliwia audyty na zasadach punktu 7 i współpracuje z właściwym organem nadzorczym. Odpowiedzialność za powierzenie określają art. 28 i inne właściwe przepisy RODO; regulamin usługi jej nie wyłącza. 5. Bezpieczeństwo i naruszenia 5.1. Dostęp opiera się na indywidualnych kontach, zabezpieczonych skrótach haseł, ograniczeniu uprawnień i rozdzieleniu danych firm. Publiczna komunikacja z aplikacją jest zabezpieczona HTTPS. Dostęp do infrastruktury administracyjnej wykonuje właściciel RiF; pozostałe konta administracyjne aplikacji mają ograniczone uprawnienia. Główne konto administracyjne korzysta z 2FA, pozostałe obecnie nie wszystkie mają 2FA. 5.2. Podstawowa infrastruktura i kopie RiF znajdują się w Polsce. Kopie są szyfrowane. Serwer zapasowy w trybie warm standby służy szybkiemu przełączeniu i nie zastępuje niezależnych kopii. NAS przechowuje dane z ostatnich 7 dni; na osobnych dyskach tworzona jest kopia raz na dobę z zachowaniem ostatnich 60 kopii. Odtwarzanie jest testowane okresowo. Harmonogram nie stanowi gwarancji konkretnego czasu naprawy ani całkowitego braku utraty danych. 5.3. Stosuje się aktualizacje i kontrolę dostępu. Logi Apache i serwera są przechowywane do 30 dni, logi aplikacji i techniczne zgłoszenia błędów do 90 dni, a historia działań użytkowników do 12 miesięcy; wcześniejsza dyspozycja usunięcia lub zakończenie powierzenia podlegają punktowi 8. Niezbędne dowody konkretnego incydentu mogą być zabezpieczone na czas sprawy zgodnie z prawem. Dane autoryzacyjne integracji są objęte ograniczeniem dostępu; opis nie deklaruje potwierdzonego szyfrowania wszystkich tokenów. 5.4. Po stwierdzeniu naruszenia danych powierzonych Podmiot przetwarzający zawiadamia Administratora bez zbędnej zwłoki, nie czekając na pełne zakończenie wyjaśnień. Kontakt kieruje na aktualny e-mail konta lub wskazany kontakt bezpieczeństwa, a w pilnej sytuacji korzysta również z dostępnego numeru telefonu. Za kontakt ze strony RiF odpowiada Adam Fizek. 5.5. Zawiadomienie obejmuje znane okoliczności, kategorie i przybliżoną skalę danych i osób, możliwe skutki, zastosowane lub proponowane środki oraz kontakt do wyjaśnień. Brakujące dane są uzupełniane etapami bez zbędnej zwłoki. Podmiot przetwarzający dokumentuje naruszenie, ogranicza skutki i pomaga Administratorowi wykonać obowiązki wobec organu i osób. Termin ustawowy Administratora na zgłoszenie organowi nie jest czasem, przez który RiF może zwlekać z zawiadomieniem. 6. Dalsze powierzenie, integracje i transfery 6.1. Administrator udziela ogólnego zezwolenia na dalsze powierzenie podmiotom z wykazu w punkcie 10, wyłącznie w potrzebnym zakresie. Dostawca integracji otrzymuje dane dopiero przy jej użyciu na polecenie Administratora, poza niezbędnymi usługami infrastruktury. 6.2. Przed dodaniem lub zastąpieniem dalszego przetwarzającego RiF informuje e-mailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem o jego nazwie, usłudze, danych, lokalizacjach i istotnych zabezpieczeniach. Administrator może w tym terminie wnieść uzasadniony sprzeciw dotyczący ochrony danych. Strony uzgadniają rozwiązanie; jeżeli bezpieczna kontynuacja nie jest możliwa, Administrator może zakończyć objętą zmianą usługę przed przekazaniem danych i otrzymać proporcjonalny zwrot za niewykorzystany okres oraz odzyskać dane. RiF zapewnia zgodny z art. 28 mechanizm również dla zmian dalszych dostawców swoich procesorów. 6.3. RiF jest zobowiązany zapewnić, przed dalszym powierzeniem, wiążącą umowę lub inne dopuszczalne zobowiązanie nakładające wymagane obowiązki ochrony danych. Odpowiada wobec Administratora za wykonanie obowiązków dalszego przetwarzającego na zasadach art. 28 ust. 4 RODO. Założenie konta usługowego samo w sobie nie zastępuje weryfikacji właściwych warunków powierzenia. 6.4. Transfer lub dostęp spoza EOG może nastąpić tylko zgodnie z rozdziałem V RODO i udokumentowanym poleceniem. Wymaga właściwej decyzji o odpowiednim stopniu ochrony albo zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych i potrzebnych środków dodatkowych. Sama siedziba dostawcy w Polsce lub zgoda na opcjonalną funkcję nie jest dowodem spełnienia tych wymagań. Informacje i kopię odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać przez biuro@321strona.pl, z ochroną cudzych informacji poufnych. 6.5. Obecny YouTube używa wspólnego kanału RiF. Dla objętych warunkami treści audio/wideo Google jest dalszym procesorem na zasadach YouTube Data Processing Terms: https://www.youtube.com/t/terms_dataprocessing. Google może korzystać z infrastruktury w USA i innych państwach; warunki przewidują standardowe klauzule z Google LLC dla wymagających tego transferów. Dla innych operacji Google, np. danych konta i własnej obsługi platformy, role wynikają z odrębnych zasad. 6.6. Jeżeli zostanie uruchomiony własny kanał Klienta, przed połączeniem Strony ustalają i przedstawiają, czy Google jest bezpośrednim procesorem Administratora i jaki zakres obsługuje RiF. Sam opis tej przyszłej możliwości nie zmienia obecnego modelu wspólnego kanału. 6.7. Przy zleceniu e-mail do dostawcy trafiają odbiorca, treść i wybrane załączniki. Przy zleceniu SMSAPI z konta RiF trafiają numer, treść i metadane, a w razie potrzeby link do filmu. Ręczna wysyłka SMS z urządzenia użytkownika nie oznacza wysyłki przez bramkę aplikacji. 6.8. Materiały YouTube służą dokumentacji pojazdu. Administrator ogranicza dane osobowe i wybiera odbiorców. Niepubliczny film może odtworzyć każdy posiadacz linku i przekazać go dalej. Nagrania inspekcyjne nie mogą być publikowane w galerii promocyjnej. Historia pięciu filmów na pojazd jest limitem liczby, nie terminem retencji; właściwy czas ustala Administrator. RiF wykonuje dyspozycje usunięcia ze wspólnego kanału i pomaga obsłużyć prawa osób. 6.9. Autopay oraz własna księgowość RiF otrzymują niezbędne dane rozliczeń usługi, a nie bazę najemców w ramach niniejszego powierzenia. Własne narzędzia reklamy i analityki RiF nie mogą otrzymywać powierzonych danych operacyjnych wypożyczalni na podstawie tej umowy. 7. Informacje i audyt 7.1. Administrator ma prawo do informacji potrzebnych do wykazania zgodności powierzenia oraz audytu samodzielnie lub przez upoważnionego audytora zobowiązanego do poufności. 7.2. Standardowo Strony uzgadniają termin z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, zakres i środki ochrony danych innych klientów. Nie ogranicza to pilnej kontroli uzasadnionej incydentem, wiarygodnym podejrzeniem niezgodności lub żądaniem organu. Dokumenty mogą zastąpić wizytę wyłącznie, gdy wystarczają do osiągnięcia jej celu. 7.3. Zwykła informacja o zabezpieczeniach i typowa współpraca są objęte usługą. Odpłatne czynności dodatkowe wymagają uprzedniej akceptacji zakresu i uzasadnionej ceny. Opłaty nie mogą uniemożliwiać realizacji praw ustawowych ani obciążać Administratora za usuwanie niezgodności zawinionej przez RiF. 8. Zwrot, zakończenie i usuwanie danych 8.1. Po zakończeniu usługi, także po nieodnowieniu próby lub abonamentu, Administrator ma 30 dni na pobranie lub zlecenie zwrotu danych. RiF informuje o terminie i udostępnia kontakt umożliwiający wykonanie wyboru. Administrator może od razu polecić usunięcie zamiast zwrotu. Przy ustawowej zmianie dostawcy stosuje się również punkt 8A regulaminu: co najmniej 30 dni na odzyskanie danych po końcu uzgodnionego okresu przejściowego, bez usuwania danych potrzebnych do niezakończonego przejścia. 8.2. Bezpłatny standardowy zwrot obejmuje pełny zakres danych powierzonych i plików pozostających u RiF, w powszechnie odczytywalnej postaci odpowiedniej do rodzaju danych. Zakres, format i bezpieczny sposób przekazania są uzgadniane oraz opisane w potwierdzeniu. Realizacja może być ręczna; umowa nie uzależnia zwrotu od istnienia przycisku eksportu ani od opłacenia nowego abonamentu. Sam zestaw wybranych PDF nie zastępuje zwrotu pozostałych danych. Odrębna płatna konwersja do niestandardowego systemu wymaga uprzedniej zgody i nie może blokować standardowego zwrotu. 8.3. Brak dyspozycji w ciągu 30 dni oznacza polecenie usunięcia danych z aktywnego środowiska po upływie tego okresu. Terminowo zlecony zwrot jest wykonywany bez zbędnej zwłoki; potrzebne dane pozostają zabezpieczone do jego bezpiecznego wykonania, także gdy zlecenie wpłynęło w ostatnim dniu. Wcześniejsze polecenie usunięcia jest wykonywane bez zbędnej zwłoki po bezpiecznej weryfikacji. Zwrócenie danych nie uchyla obowiązku usunięcia pozostałych kopii. Usunięcie może być wykonywane ręcznie; samo ukrycie lub oznaczenie konta jako nieaktywnego nie jest trwałym usunięciem. 8.4. Dane w kopiach kontrolowanych przez RiF pozostają zabezpieczone i wyłączone z bieżącego użycia do usunięcia przez rotację lub kontrolowane usunięcie, nie później niż 120 dni łącznie od końca usługi. Wcześniejsze usunięcie aktywne nie oznacza natychmiastowej modyfikacji wszystkich kopii. Odtworzenie awaryjne nie przywraca prawa używania danych przeznaczonych do usunięcia; odpowiednie dyspozycje wykonuje się ponownie. Limit 120 dni obejmuje okres zwrotu, nie jest do niego doliczany. 8.5. RiF zleca i sprawdza usunięcie danych również u dalszych procesorów w zakresie właściwych usług. Filmy Klienta na wspólnym kanale są usuwane z aktywnego YouTube na jego wcześniejsze polecenie albo po okresie zwrotu, co do zasady do 30 dni od końca usługi. Wyjątek obejmuje materiały potrzebne do terminowo zleconego zwrotu lub ustawowego przeniesienia: pozostają zabezpieczone do ich wykonania i właściwego końca okresu odzyskania, a następnie są usuwane bez zbędnej zwłoki. RiF identyfikuje materiały konkretnego Administratora, aby nie usunąć danych innych firm. Usunięcie pojazdu lub lokalnego połączenia nie zastępuje tej czynności. Dalsze wycofywanie kopii w systemach Google podlega jego wiążącym warunkom i prawu; nie przedstawia się limitu kopii własnych RiF jako potwierdzonej retencji każdej kopii platformy. 8.6. Dane autoryzacji i dane API YouTube podlegają także krótszym terminom i obowiązkom określonym w zasadach API, opisanym w Informacji o prywatności. Cofnięcie dostępu do Google i usunięcie filmu to odrębne operacje. Przy wspólnym kanale wyłączenie obsługi jednego Administratora nie może nieuprawnienie naruszać danych i zleceń pozostałych klientów. 8.7. Jeżeli prawo wymaga zachowania określonych danych, RiF informuje o podstawie, o ile jest to dopuszczalne, ogranicza zakres i przetwarzanie do wymaganego celu oraz zabezpiecza je przez konieczny okres. Własne dowody umowy i rozliczeń nie stanowią podstawy do zachowania całej powierzonej bazy po upływie terminów. 8.8. Na żądanie RiF potwierdza zakres, datę i wykonanie zwrotu lub usunięcia, w tym stan pozostałych kopii i czynności u dostawców. Nie deklaruje skutecznego skasowania materiału u dostawcy bez sprawdzenia wykonania właściwej operacji. 9. Utrwalenie i postanowienia końcowe 9.1. Zawarcie dokumentuje się przez treść i wersję zaakceptowanego dokumentu, dane Klienta, oświadczenie uprawnionej osoby i potwierdzenie aktywacji. Kolejna publikacja nie zastępuje dowodu wcześniejszego zawarcia ani nie dopisuje zgody w imieniu Administratora. 9.2. Nowa umowa powierzenia lub zmiana zakresu wymaga właściwego przedstawienia i uzgodnienia; mechanizm zmian podwykonawców z punktu 6 pozostaje odrębny. W sprawach danych powierzonych ta umowa ma pierwszeństwo przed regulaminem usługi. RODO i inne przepisy, których nie można wyłączyć, zachowują pierwszeństwo przed postanowieniami Stron. 9.3. Stosuje się prawo polskie, a właściwość sądu wynika z przepisów. Obowiązki poufności, współpracy, zwrotu i usunięcia trwają po zakończeniu dostępu przez czas wynikający z ich celu i prawa. 10. Wykaz infrastruktury i dalszych przetwarzających A. Własna infrastruktura RiF Robotyka Adam Fizek Rola: infrastruktura Podmiotu przetwarzającego, a nie odrębny podwykonawca. Zakres: podstawowa baza, aplikacja, przechowywane pliki, serwer zapasowy, NAS i kopie na oddzielnych dyskach. Lokalizacja: Polska; administracja właściciela z EOG. Brak zewnętrznego dostawcy składowania kopii. Parametry określa punkt 5.2. B. OVH Sp. z o.o., Wrocław, Polska Rola: dalszy przetwarzający w zakresie usługi VPS pośredniczącej w ruchu. Dane: techniczne dane połączeń i dane przechodzące przez VPS w zakresie wynikającym z konfiguracji; podstawowa baza nie jest na nim składowana. Lokalizacje: zgodne z zamówioną usługą OVH i jej warunkami przetwarzania, w tym dostępem wsparcia i dalszymi procesorami. Polska siedziba nie jest gwarancją wszystkich lokalizacji. Zasady: właściwa umowa usługi i DPA OVH. Informacje: https://www.ovhcloud.com/pl/personal-data-protection/faq/. C. SEOHOST sp. z o.o., ul. Obornicka 330, 60-689 Poznań, Polska Rola: dalszy przetwarzający dla poczty wychodzącej. Dane: adresy nadawcy i odbiorcy, treść, wybrane załączniki i informacje o dostarczeniu. Lokalizacje: dostawca deklaruje serwery w Polsce; dalszy dostęp i podwykonawcy podlegają właściwym warunkom zamówionej usługi i wymogom punktu 6. Zasady: umowa pocztowa i właściwa umowa powierzenia. Informacje: https://seohost.pl/ oraz https://seohost.pl/pomoc/umowa-powierzenia-danych-rodo. D. LINK Mobility Poland sp. z o.o., ul. Toszecka 101, 44-117 Gliwice, Polska, usługa SMSAPI Rola: dalszy przetwarzający przy zleconej wysyłce z firmowego konta RiF. Operatorzy telekomunikacyjni mogą wykonywać odrębne obowiązki prawne we własnej roli. Dane: numer odbiorcy, treść, techniczne informacje o wysyłce i ewentualnie link do materiału. Lokalizacje: usługa korzysta z infrastruktury w Polsce oraz dalszych dostawców; warunki dopuszczają dostęp grupowy także spoza EOG, który wymaga zabezpieczeń z punktu 6.4. Zasady: regulamin SMSAPI obejmujący właściwe powierzenie oraz warunki dostawcy. Informacje: https://www.smsapi.pl/regulamin i https://www.smsapi.pl/polityka-prywatnosci. E. Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, usługa YouTube Rola: dalszy przetwarzający objętych warunkami treści audio/wideo przesyłanych na wspólny kanał RiF; odrębne role Google wobec innych danych wynikają z jego zasad. Dane: zlecone filmy i dźwięk oraz niezbędne dane obsługi materiału; po stronie aplikacji także identyfikatory filmów, kanału i dane autoryzacji. Lokalizacje: globalna infrastruktura Google, w tym USA i inne państwa wskazane w informacjach dostawcy. Integracja jest opcjonalna. Zasady transferów: punkt 6.5. Zasady i informacje: https://www.youtube.com/t/terms_dataprocessing, https://policies.google.com/privacy?hl=pl i https://www.google.com/about/datacenters/locations/. F. Zewnętrzny dostęp serwisowy Nie powierzono niezależnej zewnętrznej firmie administracji własną bazą i kopiami RiF. Dostęp techniczny dostawców B-E pozostaje w zakresie ich usług. Dodanie nowej firmy do obsługi danych powierzonych wymaga trybu z punktu 6.2. Księgowość RiF nie jest z tego powodu podwykonawcą obsługującym bazę najemców. Informacje o rzeczywistych lokalizacjach i warunkach konkretnej konfiguracji RiF udostępnia Administratorowi przez biuro@321strona.pl. W razie zmiany podmiotów lub istotnych miejsc przetwarzania stosuje się obowiązki informacji i zabezpieczenia z punktu 6. Akceptacja wykazu nie zastępuje obowiązku RiF zapewnienia prawidłowych umów z każdym dalszym przetwarzającym.